Bilan de projet : étapes et conseils de rédaction (+Exemple)

Le bilan de projet est un outil crucial dans la gestion de projet qui sert à évaluer la performance d'un projet à sa clôture.

C'est un document récapitulatif qui recueille et analyse les leçons tirées du projet, en évaluant les écarts, les conséquences imprévues et les enseignements, qu'ils soient positifs ou négatifs.

Dans cet article, je vais vous montrer à quel point l’impact de la clôture d’un projet peut être considérable, tant pour le projet que pour l’organisation.

Qu’est ce qu’un bilan de projet ?

Un bilan de projet consiste en une analyse réalisée à la conclusion d'un projet, soit durant la phase de clôture, afin d'explorer ses réussites, ses difficultés, ainsi que les enseignements acquis tout au long de son cycle de vie. 

C'est une étape clé pour tout projet, qu'il soit considéré comme un succès ou non, car elle permet de tirer des enseignements précieux pour les projets futurs.

Importance de la phase de clôture d’un projet

Souvent sous-estimée, la phase de clôture d'un projet revêt pourtant une importance cruciale dans son cycle de vie. Elle permet de vérifier si le projet a satisfait tous ses objectifs et a été livré avec succès, tout en préparant la transition vers la phase d'exploitation.

Pour certaines structures, une réalisation de projet efficace se traduit par la finalisation des livrables en respectant les contraintes de délais et de budget. C'est une vision réductrice de penser que le projet se résume à sa phase d'exécution, en négligeant l'importance des autres étapes.

Par définition, un projet est une initiative limitée dans le temps, avec un début et une fin, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

À l’instar des autres phases de gestion de projet qui aboutissent à des livrables, il est essentiel de marquer cette phase de clôture par un bilan de projet, pour atteindre les résultats escomptés de la gestion de projet.

En effet, la fin d’un projet est un bon moment pour s’asseoir et évaluer les activités exécutées tout au long du cycle de vie du projet, et d’en tirer des enseignements, de réfléchir aux accomplissements et de partager ce qui a été appris.

Pourquoi rédiger un bilan de projet ?

Le bilan de projet est le document principal de la phase de clôture. Il permet de tirer des leçons et d'évaluer les performances du projet.

Il est également crucial dans le cadre de transfert de projet entre chefs de projet.

En effet, la documentation des leçons apprises est un élément essentiel du processus d’amélioration continue, et d’apprentissage organisationnel.

Dans cette section du bilan de projet, l’équipe de projet répond aux questions suivantes :

• Qu’est ce qui a bien fonctionné pour capitaliser dessus ?
• Qu’est ce qui a marché moins et comment s’y prendre la prochaine fois pour faire mieux ?
  

Maintenant, dans la vraie vie beaucoup d’organisations gèrent mal la clôture de projet et négligent ou bâclent le bilan de projet.

Il faut impliquer toutes les parties prenantes pour avoir tous les points de vue, le chef de projet les recueille pour les présenter et en sortir les axes d’amélioration. Il porte une casquette de diplomate car il doit avoir le maximum d’éléments sans opposition. 

Si les parties prenantes se montrent opposées, cela peut avoir l’effet inverse de celui recherché. Le recueil de ces éléments a pour but d’être constructif et tourné vers l’avenir.

Dans le cas où les parties prenantes se sentent examinées, l’efficacité et l’efficience organisationnelles prennent un coup dur.

Quels risques en l'absence d'un bilan de projet?

Au-delà du potentiel gain perdu pour l'organisation, l'omission des processus adéquats de clôture et de bilan de projet peut aussi exposer l'organisation à plusieurs risques.

En l'absence d'un bilan de projet, plusieurs risques peuvent se présenter :

1) Avoir des projets ouverts à l’infini

De nombreuses organisations ont entrepris des projets qui, malgré le respect de toutes leurs obligations en matière de périmètre, de budget et de délais, ont continué d’être perçus par l’organisation comme des projets.

Dans ce scénario, l’organisation ne fait pas de transition de la phase projet à la phase maintenance et exploitation.

Par conséquent, pas de distinction entre la responsabilité de l’équipe projet, et les autres départements en charge d’exploitation et de maintenance.

A titre d’exemple :

Dans un projet d’aménagement urbain l’équipe projet, après la livraison, était toujours tenue responsable de maintenir l’infrastructure.

Ainsi, l’équipe projet s’est retrouvée obligée de se débrouiller pour assurer l’arrosage et l’entretien régulier des espaces verts; l’entretien préventif et curatif de la voirie, d’éclairage publique et du réseau d’assainissement.

En conséquence, ceux qui ont les compétences, les outils, les moyens et les capacités nécessaires pour exploiter et maintenir les produits et livrables de projet ne sont pas chargés de le faire.

Et à la place, ceux qui n’ont pas ces compétences, outils, moyens et capacités (l’équipe de gestion de projet) sont tenus d’exploiter et de maintenir ces actifs.

Attention, l’équipe de projet a toutes les compétences, les outils, les moyens et la capacité de développer les livrables du projet, mais pas nécessairement de maintenir et d’exploiter ces livrables.

Dans cet exemple, l’équipe de projet accomplit un excellent travail dans le projet et ne parvenait pas à livrer convenablement la deuxième mission d’exploitation.

Je vous laisse imaginer les impacts sur le moral de l’équipe projet et sur l’efficacité et l’efficience organisationnelle à l’échelle de l’institution.

2) Exposer l’organisation à des risques juridiques et financiers

Un projet qui n’est pas correctement clôturé peut engager la responsabilité de l’organisation vis-à-vis des parties externes.

Ci-après deux exemples de cette exposition :

Exemple 1 : Les paiements incomplets sur les contrats

Un chef de projet dans un chantier d’aménagement urbain, avait oublié de clôturer son projet et par conséquent de mettre une fin officielle, en temps opportun, à un contrat de location des engins.

Par la suite, il s’est retrouvé en litige avec le fournisseur pour le paiement d’une facture salée pour l’immobilisation des engins sur le chantier, alors que le projet n’en avait plus besoin.

Exemple 2 : Un périmètre incomplet dans les services ou produits livrés aux clients

Un projet d’assainissement urbain validé et réceptionné, et son équipe de projet est dissoute.

3 mois plus tard, le client voulait préparer la saison hivernale et s’assurer de mettre en place des plans de prévention des inondations.

Mauvaise surprise, les plans de recollement n’ont pas été produits.

3) Ne pas pouvoir capitaliser sur le projet

Pendant cette phase, il est temps d’analyser ce qui s’est passé durant le projet et de prendre des décisions pour les projets d'avenir.

Voici quelques gains du bilan qui permettront d’être plus efficace sur les prochains projets :

• En identifiant ces bonnes pratiques, l'équipe peut les documenter et les partager avec d'autres projets similaires, ce qui permet d'améliorer les performances globales
• En documentant les leçons apprises de manière précise et détaillée, cela permet de constituer une base de connaissances pour les projets futurs, afin d'éviter de répéter les mêmes erreurs et de prendre des décisions plus éclairées
• En analysant les défis rencontrés et les compétences requises pour les surmonter, il devient possible d'élaborer des plans de formation ciblés pour renforcer les compétences spécifiques nécessaires pour les futurs projets
• En examinant les résultats obtenus, les délais respectés, les problèmes rencontrés et les ajustements effectués en cours de route, il est possible de réévaluer les méthodologies, les outils et les approches utilisées
  

Quand dois-je dresser le bilan de projet ?

Il est unanimement reconnu par les praticiens que le bilan de projet doit être réalisé à la conclusion d'un projet.

Néanmoins, des bilans intermédiaires lors de la clôture de chaque phase ou après chaque point de contrôle sont recommandés, aussi.

Par ailleurs, et avant de répondre à la question de savoir quand tracer la ligne et dresser le bilan de projet, le chef de projet doit d’abord comprendre la valeur que les processus de clôture créeront pour l’organisation.

Préparation de la rédaction du bilan de projet

La préparation de la rédaction du bilan de projet est une étape cruciale qui débute dès le lancement du projet. 

Elle nécessite une planification méticuleuse et l'implication de toute l'équipe pour assurer une évaluation complète et constructive du projet. 

Voici quelques éléments à développer pour une préparation efficace :

1) Planifier la rédaction du bilan

La planification de la rédaction du bilan de projet devrait être intégrée dès le début du projet. Il est essentiel de prévoir un temps dédié à cette phase finale pour s'assurer qu'elle ne soit pas négligée.

La rédaction du bilan doit être vue comme une tâche à part entière et non comme une activité annexe. Cela permet de garantir qu'une charge de travail suffisante est prévue pour cette tâche.

2) Impliquer l'équipe et encourager la transparence

L'implication de tous les membres de l'équipe est cruciale pour obtenir une vision complète du projet. Il est donc essentiel de recueillir les commentaires et les perspectives de chacun.

La transparence doit être encouragée à toutes les phases du projet, et une pédagogie spécifique sur les pratiques de projet et la clôture de celui-ci doit être menée.

Il est important de favoriser un environnement ouvert où les erreurs peuvent être discutées sans jugement, afin de permettre une véritable réflexion sur les défis rencontrés.

Cela facilitera grandement l'établissement d'un bilan réaliste et constructif en fin de projet.

3) Tenir un journal de projet

La tenue d'un journal de projet détaillé tout au long de sa réalisation est un outil précieux pour faciliter la rédaction du bilan.

Ce journal peut consigner l’historique du projet, notamment les problématiques rencontrées et les solutions apportées. Il offre des informations fiables et précises qui seront utiles lors de l'évaluation du projet.

De plus, en cas de changement d'équipe ou de chef de projet, ce journal facilitera la passation et l'établissement du bilan.

Comment rédiger un bon bilan de projet ?

Voici les lignes directrices que les chefs de projet peuvent utiliser pour rédiger un bilan de projet de qualité :

1) Vérifier le passage en exploitation

Assurez-vous de la transition vers les utilisateurs et responsables de maintenance.

A cet effet, il est recommandé de vérifier que l’équipe d’exploitation a eu la formation, les outils, la documentation et les capacités nécessaires pour remplir leur rôle et prendre le relais.

2) Analyser les objectifs

Revenez aux objectifs initiaux du projet et évaluez dans quelle mesure ils ont été atteints.

Identifiez les succès et les éventuels écarts par rapport aux attentes.

Je conseille de faire des tableau récapitulatifs avec les grands axes d’un projet : Budget, Planning, Périmètre avec pour chaque composante 4 colonnes :

• « en début de projet »
• « en fin de projet »
  
• « delta » : les écarts
  
• « Commentaires »

Ce tableau peut être décomposé en ligne par les différentes phases ou items du projet.

3) Obtenir l’acceptation officielle

Assurez-vous que l’ensemble du périmètre des travaux est terminé, et s'assurer de recevoir l’acceptation officielle et documentée du client et du sponsor ou du maître d’ouvrage.

Il est indispensable de matérialiser la réception par un PV de réception ou un document similaire.

4) Vérifier les contrats

• Passez en revue tous les contrats avec les fournisseurs et avec l’équipe de projet
• Assurez-vous que toutes les parties ont honoré leurs obligations contractuelles, les fournisseurs ont livré tous les produits ou services requis et que l’organisation a effectué tous les paiements nécessaires
• Libérez les cautions si applicables
  

Par ailleurs, lors de la clôture du contrat, un élément crucial de la gestion contractuelle est de s'assurer d'un suivi rigoureux des fournisseurs pour garantir la délivrance de tous les livrables supplémentaires.

Ces derniers peuvent comprendre, sans s'y limiter, la documentation du produit, les dessins, les garanties, les contrats de service. 

Il convient aussi de procéder à la révocation des accès et des privilèges accordés aux équipes du fournisseur.

5) Documenter les leçons apprises

• Documentez les leçons apprises pour référence future et revoir et améliorer les pratiques de gestion de projet
• Interviewez efficacement toutes les parties prenantes pour documenter le bilan de projet.
  

En effet, le client peut avoir un point de vue sur le projet, mais il faut aussi demander celui de l’équipe projet et de la direction pour avoir un maximum de données et documenter au mieux.  Cela permet d’avoir une cohésion d’équipe.

6) Organiser une réunion post mortem

Une réunion de fin de projet est recommandée en parcourant tous les éléments avec les parties prenantes internes de l’entreprise (le client sera représenté par le commercial).

Cela permet aussi de mettre au point si des divergences de points de vue apparaissent. Un membre de la direction ou un sponsor peut être présent pour prendre des décisions pour la suite.

Il faut une réunion pour présenter le bilan de projet, les différences observées entre ce qui a été convenu au kick off et la fin. Un avis de chaque partie prenante est recueilli pour alimenter les différentes sections du bilan.

Lors de cette réunion, il y a les parties prenantes internes. Elles exposent chacune leur point de vue et des décisions sont prises en séance qui peuvent être par la suite suivies par le PMO.

7) Communiquer les résultats du bilan

Partagez les résultats du bilan avec l'équipe et les parties prenantes, et mettez en place des actions correctives si nécessaire.

Les informations partagées peuvent comprendre des données quantitatives, telles que l'évaluation des performances par rapport au budget et aux délais, ainsi que des informations qualitatives, comme les retours des parties prenantes et les leçons tirées.

8) Dissoudre l’équipe projet

Dessoudez l’équipe de projet et retournez officiellement les ressources à leurs emplacements fonctionnels.

A la fin de la réunion, les managers doivent s’assurer que leur ressources ne sont plus mobilisées par le projet et qu’ils ont leur charge et leur périmètre bien définis. 

Dans les cas où elles étaient allouées ponctuellement au projet et ont d’autres taches dans leur département, le chef du projet doit être précis sur la date de fin et le manager fonctionnel doit prévoir l’occupation de la ressource à partir de cette date de fin.

9) Célébrer la clôture

Enfin, mais peut-être le plus important, célébrez la réussite du projet avec votre équipe de projet.

Ils ont fait le travail et méritent une reconnaissance et une opportunité de se défouler en attendant le démarrage d'un prochain projet.

Exemple d'un bilan projet

Voici un exemple de trame pour faire un bon bilan de projet :

1. Identification du projet
   • Présentation du projet
   • Documents joints à ce rapport
2. Analyse des écarts
   • Les livrables ont-ils été livrés tels que prévus dans la charte de projet ?
   • Les objectifs du projet, tels que définis dans la charte de projet, ont-ils été atteints ?
   • La date de fin du projet, telle qu’estimée dans la planification de base du plan de management de projet, a-t-elle été respectée ?
   • Le coût du projet, tel qu’estimé dans la planification de base du plan de management de projet, a-t-il été respecté ?
   • Les efforts du projet (en j-h), tels qu’estimés dans la planification de base du plan de management de projet ont-ils été respectés ?
3. Retour sur l'analyse des risques
   • Risques
   • Impact planifié
   • Impact réel
4. Impacts imprévus
   
   • Les risques survenus durant le projet et qui n'étaient pas planifiés
5. Etape de post implémentation
   • Erreurs détectées pendant la phase de clôture
6. Leçons apprises et recommandations
   • Domaines
   • Leçons apprises
   • Recommandations
7. Satisfaction des parties prenantes
   • Notation du degré de satisfaction des parties prenantes après collecte des feedbacks par rapport au déroulement du projet et des résultats atteints
8. Dépôt des documents du projet
   • Types de documents et statut d'archivage

Cette trame peut être modifiée et adaptée en fonction des spécificités du projet et de l'organisation.

Conseils clés

Pour tout projet, chaque partie du bilan est importante et doit être justifiée :

1) Analyse des écarts du projet

L'analyse des écarts du projet est incontournable pour évaluer la différence entre les résultats réels et les résultats attendus :

• Ecarts du Périmètre : Il faut documenter ici pourquoi le périmètre a été modifié si c'est le cas. Il se peut que le client et l’équipe projet se soient aperçus qu’une fonctionnalité n’avait pas été prévue et ont dû modifier le périmètre en conséquence. Pensez à vérifier lors du bilan que cette modification a bien suivi un processus de demande de changement et que les impacts avaient bien été prévu en amont. Cela peut être positif comme négatif
• Ecarts sur les objectifs : Il est important de surveiller l'évolution des objectifs et, en cas d'écart, de le commenter
• Ecarts de Délais : Y a-t-il eu du retard ou de l’avance, a-t-il été livré à temps, et si oui pourquoi. Les dates de grands événements comme les Jeux Olympiques ou la coupe du monde sont souvent des dates butoirs de grands projets dans les pays qui les accueillent. Si le projet ne termine pas dans les délais, il faut analyser les causes du retard et aussi donner la responsabilité aux personnes concernées. Cela peut être un risque qui n’avait pas été identifié. Dans ce contexte, la courbe en S est un outil très utile pour visualiser l'évolution des écarts de délais ou de coûts.
  

2) Analyse des risques

Bien analyser les risques qui avaient été identifiés en amont et voir comment ils ont été gérés. 

Les risques qui se sont produits sans avoir été prévus sont à identifier.

C’est souvent l’occasion de remettre à jour les risques référencés dans l’entreprise.

3) Ressenti des parties prenantes

Très important, il faut recenser tous les ressentis des parties prenantes, connaître le point de vue de chacun. Cela peut être :

• Avis de l’équipe : Manque d’autonomie sur le projet  
  
• Avis du commercial : Des changements non pris en compte rapidement  
  
• Avis d’un manager : Mes ressources ont été utilisé plus que prévus, cela m’a retardé dans les fonctionnements de mon département  
  
• Avis du client : Une équipe très volontaire malgré des difficultés rencontrées mon besoin a bien été compris  
  

Pour rappel, le but du bilan de projet est de souligner l’achèvement du projet en évaluant sa performance par rapport aux références de bases initiales.

Ceci, en déterminant les leçons apprises et en confirmant que les activités contractuelles essentielles et les autres activités de clôture de projet ont été réalisées.

Tous les décalages positifs ou négatifs sont documentés et apportent des éléments dans les leçons apprises et pour les projets futurs.

Ce document transfère également les livrables, produits et services à l’entité en charge de la maintenance et de l’exploitation. Ce transfert comprend :

• L’engagement à mesurer
• Les avantages et les résultats fournis par le produit
• Le résultat ou le service produit par le projet
  

L’équipe de projet a travaillé dur pour avoir une excellente documentation de projet, il ne faut donc pas la perdre.

Conclusion

A la fin de cet article, j’espère que vous avez une vision plus claire sur la valeur ajoutée d’une clôture en bonne et due forme, ainsi que les risques encourus en son absence.

En capitalisant sur les succès, les défis et les enseignements du bilan de projet, les organisations peuvent progressivement :

• Améliorer leur efficacité
• Renforcer leurs compétences
• Accroître leurs chances de succès dans les projets futurs

Si l’organisation ne dispose pas d’archives dans lesquelles extraire les anciens enregistrements, les connaissances acquises seront perdues. Ainsi, avant de fermer un projet, archivez tous les documents et notes et données qui pourraient s’avérer utiles. 

La capitalisation des connaissances favorise une culture d'apprentissage continu et permet d'optimiser les ressources disponibles pour une meilleure gestion de projet.

Maintenant, et après être sensibilisé à l’intérêt de la clôture et du bilan de projet, vous en tant que chef de projet ou membre de l’équipe projet, êtes-vous prêt à mettre en place les processus de clôture et de bilan de projet ?

N’hésitez pas à poser vos questions ou à partager votre vécu sur le sujet !