Comment mieux s’organiser pour être plus productif ?

L’organisation est un outil clé pour accroître sa productivité et réduire son niveau de stress. Que ce soit dans le domaine personnel ou professionnel, être organisé permet de mieux maitriser votre temps.

Cette planification permet d’être serein et efficace. La finalité n’étant pas d’instaurer une routine rigide, mais de naviguer à travers ses journées malgré les tracas du quotidien. 

Voici quelques conseils pour atteindre plus d’objectifs professionnels sans pour autant vous surmener. 

Pour apprendre à mieux s'organiser, commencez l’organisation de vos journées par déterminer vos priorités :

1) Listez vos activités

À la fin d’une journée de travail, faites un bilan sur les activités de la journée. C’est à partir de ce bilan que vous allez établir un plan d’action pour le lendemain. Cette liste de tâches aura l’avantage d’être réaliste et donc fiable.

Il est important que cette to-do list comprenne une estimation du temps pour chaque action et un ordre de priorité. 

Comme nous allons le voir dans cet article, il est crucial dans votre plan d’action de différencier une tâche urgente d’une tâche prioritaire.  

Astuce :

Les actions les plus urgentes et importantes doivent être programmées dès le matin. On peut ainsi pallier un imprévu sans être pressé par le temps.

On évite aussi de tarder à commencer une tâche urgente et au final se retrouver face à une échéance proche et de devoir travailler additionnellement le soir ou même la nuit. 

2) Laissez 20% de temps libre dans une journée

Parce qu’un quotidien est presque toujours ponctué d’imprévus, il est important de laisser une marge au cours de votre journée. Ce temps sera précieux pour gérer les imprévus, traiter les urgences ou mieux contrôler sa concentration malgré la fatigue.

La règle est donc de ne programmer que 80 % de votre temps de travail. Cette règle vient du principe Pareto.

3) Ne prévoyez pas plus de 5 tâches importantes par jour

Toujours dans une optique d'efficacité, ne programmez pas plus de cinq missions importantes à accomplir chaque jour.

De cette manière, votre liste vous apparaîtra plus concise et claire. S'il s'avère que vos tâches sont brèves, vous pourrez toujours agrémenter votre liste au fur et à mesure.

4) Apprenez à faire la différence entre urgent et important

4.1) Identifiez les activités à valeur ajoutée

Parvenez-vous à discerner l’urgent et l’important ? Pour ce faire, il faut déterminer quelles activités ont une forte valeur ajoutée, c'est à dire, une activité pour laquelle le retour sur le temps investi est excellent.

Demandez-vous quelles sont les tâches qui ont le meilleur rendement pour le temps investi. Ce sont celles que vous devez réaliser en priorité. Puis classez-les, cela devrait vous permettre d'y voir plus clair.

4.2) Hiérarchisez les tâches en distinguant l'urgent de l'important

Votre supérieur, vos collaborateurs, vos clients... tout le monde attend une réponse immédiate de votre part. Mais il convient de ne pas céder à la panique.

Référez-vous à la matrice d'eisenhower, qui aide à hiérarchiser les tâches de façon simple, selon leur importance et leur urgence. Munissez-vous d'une feuille et dressez un tableau incluant vos activités et attribuez à chacune un code de priorité.

Les premières sont les tâches importantes et urgentes (1), les deuxièmes importantes mais non urgentes (2), les troisièmes sont non importantes mais urgentes (3), et enfin, les quatrièmes sont non importantes et non urgentes (4).

Avec cette matrice, vous constaterez que négliger des tâches non importantes et non urgentes (4) n'aura aucune conséquence, puisqu'elles deviendront urgentes sans devenir importantes. Toutefois, impossible de négliger les tâches importantes non urgentes (2)

car elles deviendront inévitablement importantes et urgentes. C'est une situation qu'il convient d'éviter car plusieurs tâches seront alors toutes aussi importantes et urgentes ! En réalité, savoir s’organiser réside dans l'art de planifier à l’avance la réalisation de vos tâches.

4.3) Une chose après l'autre...

L'une des meilleures manières d'être organisé est de finir chaque tâche avant d'en commencer une autre. Dans la mesure du possible, vous serez toujours plus efficace et productif si vous vous concentrez sur une seule chose à la fois. Même si être "multitâche" est une qualité appréciée des employeurs, elle n'est pas toujours synonyme de travail bien fait et de gain de temps.

Par exemple, faire une chose à la fois vous évite de devoir revenir à une mission sur laquelle vous n’avez pas travaillé depuis longtemps : vous devrez de nouveau vous familiariser avec, examiner ce que vous aviez déjà fait, etc, ce qui peut vite représenter une perte de temps.

Si pour une raison quelconque vous devez vous interrompre au milieu d'une activité, réservez immédiatement un créneau dans votre agenda pour la poursuivre.

5) Créez un environnement propice à la productivité

5.1) Désactivez les notifications

Cela peut sembler simple, et pourtant... Nous sommes nombreux à nous laisser déconcentrer par nos smartphones et les réseaux sociaux.

Le temps que nous passons dessus chaque jour peut représenter une immense perte de temps, en plus de nous déconcentrer dans notre travail.

Si vous devez vous plonger dans un travail qui requiert tout votre temps et votre concentration, n'hésitez pas à désactiver toute notification, y compris les appels et les e-mails.

Malheureusement, certains postes n'offrent pas la possibilité de se déconnecter, ne serait-ce le temps de quelques heures.

5.2) Trouvez un environnement adapté à vos besoins et à vos modes de travail

Il ne fait aucun doute que notre environnement de travail a un impact non négligeable sur notre productivité.

Il est donc primordial de travailler dans un environnement agréable qui vous permet d'être concentré et de travailler dans de bonnes conditions.

Certaines personnes sont incapables de réfléchir si leur bureau est en désordre, et ranger les aide à avoir les idées claires.

D'autres ont besoin de calme pour avancer avec efficacité, par conséquent il ne faut pas hésiter à s'isoler pour ne pas être interrompu, si l'aménagement des bureaux le permet.

Si vous travaillez depuis votre domicile, il est important de vous créer un environnement favorable à la concentration, en éloignant toute distraction.

Parfois, il peut s'avérer bénéfique de changer d'environnement le temps de quelques heures, par exemple aller dans un jardin public ou un café, cela stimule le cerveau et augmente la productivité et la créativité.

Avec l'expérience, vous devriez connaître votre fonctionnement et savoir quel environnement de travail vous est le plus favorable.

6) Dirigeants : apprenez à déléguer

C'est bien connu, les dirigeants d'entreprise et les managers sont souvent débordés.

Mais lorsqu'il n'y a pas assez de temps dans une journée pour toute faire, la meilleure option reste de déléguer certaines tâches à des collaborateurs plutôt que de les remettre au lendemain.

Ainsi, le temps libéré par ces tâches vous permet de vous concentrer sur des missions plus importantes, en cohérence avec votre poste.

Savoir déléguer, c'est une qualité importante pour un dirigeant ou manager: en plus de vous libérer, cela valorise vos collaborateurs et témoigne de la confiance que vous leur accordez.

Il est même de plus en plus fréquent que des dirigeants fassent appel à des coachs professionnels pour apprendre à déléguer, ou à mieux s'organiser pour améliorer leur productivité en général.

Ainsi, vous verrez qu'il existe une multitude de techniques et d'astuces à mettre en place au quotidien pour apprendre à mieux s'organiser.

Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle en fait également partie :

Si vous consacrez moins de temps à vos tâches personnelles grâce à une bonne organisation, vous aurez davantage de temps de vous concentrer sur vos activités professionnelles, et inversement !