5 réunions indispensables pour contrôler et rythmer votre projet

La communication est souvent la clé du succès !

C’est vrai dans beaucoup de domaines et notamment en gestion de projet.

Pour avancer efficacement en équipe, vous devez mettre en place une comitologie projet. Celle-ci est constituée par les instances de gouvernance de projet responsables de l'organisation de l'ensemble des comités de projet.

Dans cet article, je vous propose à minima 5 réunions de projet à mettre en place pour contrôler votre projet et cadencer son évolution.

Pourquoi mettre en place une comitologie de projet ?

Tout d’abord, la comitologie projet va répondre aux besoins suivants :

• Fédérer les équipes autour des objectifs du projet
• Développer la solution, les livrables
• Contrôler l’avancement et les limites du projet (périmètre/ échéancier/coût/qualité)
• Clôturer efficacement le projet (Transférer le projet à l’exploitation / retours d’expérience).

Ainsi les réunions de projet n’auront pas toutes les mêmes objectifs précités mais en couvriront à minima un seul, tout en s’appuyant sur les domaines de compétences fondamentales du projet (périmètre, coût, délai, qualité, ressources, communication…).

Cependant, malgré leur importance indéniable, ces réunions peuvent parfois donner lieu à ce que l'on appelle la "réunionite", un phénomène où les réunions se multiplient, s'étendent et perdent en efficacité.

Pour aller plus loin et découvrir comment combattre la réunionite et optimiser la conduite de vos réunions de projet, voici une vidéo tuto qui récap les règles de conduite de réunion :

Ensuite, s’il y a un point commun à ces réunions, pour qu’elles soient efficaces, c’est qu’elles nécessiteront une dose de préparation et d’organisation de la part du chef de projet et des parties prenantes.

Quelque soit le type de réunion de projet, une préparation amont est essentielle.

Voici en résumé, les règles d'une bonne conduite de réunion

En amont :

• Envoyer l’ordre du jour
• Préparer le contenu et le partager avec les participants

Pendant la réunion

• Surveiller le temps afin de couvrir tout le contenu
• Laisser la parole aux parties prenantes, pratiquer l’écoute active
• S’assurer de la bonne compréhension des participants et aboutir à des décisions, des approbations, des pilotes pour les actions définies

Après la réunion

• Envoyer le compte rendu
• Suivre les actions
• S’assurer que les autres réunions sont bien planifiées

Voici ci-après une checklist complète de conduite de réunion :

Dans cet article, nous abordons davantage les instances habituelles dans les cycles de vie des projets traditionnels (waterfall).

Dans un cadre Agile les instances de gouvernance font place aux « cérémonies » qui s’organisent autour du sprint.

Voici une vidéo explicative sur le schéma de gouvernance de projet :

Le vocabulaire agile sera différent mais au final, la vocation de ces cérémonies reste la même : fédérer les équipes, développer les livrables, contrôler l’avancement, exploiter le retour d’expériences.

Rentrons maintenant dans le vif du sujet : Comment organiser la comitologie de projet ?

Je vous présente ci-après les 5 types de réunions indispensables pour piloter votre projet :

• Le Kick-off meeting
• Le comité de suivi (COSUI) ou comité de projet (COPROJ)
• La réunion de travail
• Le comité de pilotage (COPIL)
• La réunion de clôture (post-mortem de projet)

1) La réunion de lancement (Kick-off)

Première instance que le chef de projet devra organiser.

Comme son nom l’indique il s’agit ici d’une cérémonie de lancement de projet.

Le principal objectif est de fédérer l’équipe autour des objectifs du projet.

Cette instance de comitologie projet est peut-être la plus importante, car elle va donner l’impulsion aux équipes.

Généralement, les parties prenantes sont enthousiastes car le projet apporte de la nouveauté.

Elles sont donc à l’écoute lors du kick off. Il faut profiter de cette opportunité pour les emmener davantage dans le projet, quels seront leurs rôles, leurs responsabilités.

Au-delà du vecteur fédérateur, le kick-off meeting a pour objectif de préciser à l’auditoire les grandes lignes du projet et ses composantes principales.

• L’objectif du projet
• Les bénéfices attendus
• Les hypothèses déjà connues (estimatif de cout, d’échéancier par exemple)
• L’équipe projet
• Les critères de succès
• Les risques
• La gouvernance du projet
•  Le mode de communication au sein des équipes

Emplacement : Idéalement en présentiel pour fédérer les équipes.

Temps de réunion : 2h maximum pour ne pas perdre l’attention

Fréquence : Une fois au démarrage du projet ou d’une phase projet

Quelques remarques/conseils :

• Le kick off nécessite de la préparation. Ne jamais organiser un kick off sans avoir pris connaissance du contenu du projet au préalable !
• Organiser des échanges avec les personnes qui sont à l’origine du projet, afin de transmettre toutes les hypothèses émises en amont du lancement.
• Ainsi le chef de projet maitrisera le contenu et ne passera pas à côté d’éléments de contexte importants.
• Exiger qu’un sponsor soit nommé sur le projet (idéalement une personne assez haute dans la hiérarchie de l’organisation). Cela permettra au chef de projet d’avoir un point d’escalade pour tout problème éventuel.
• Si le commanditaire est extérieur à l’organisation, il peut être intéressant d’organiser un kick off en 2 temps : Une réunion interne, puis une autre externe avec le client. En effet les enjeux, les bénéfices, les contraintes peuvent être différents entre les deux sociétés.
• Valider le contenu avec les parties prenantes à l’issue du meeting. Tout le monde doit être aligné sur les hypothèses de départ (périmètre, budget, planning etc.)

2) Le comité de suivi (COSUI) ou comité de projet (COPROJ)

Seconde instance de comitologie projet à organiser, le comité de suivi ou comité de projet (selon le jargon de l’entreprise) est LE rendez-vous de l’équipe projet.

L’objectif est de suivre l’avancement du projet de manière opérationnelle. 

On va donc se focaliser principalement sur le périmètre du projet et ses livrables.

Mais c’est aussi l’occasion pour l’équipe d’échanger sur les difficultés rencontrées, les retours d’expériences.

Les thèmes abordés :

• Le périmètre et l’avancement des livrables
• La qualité des livrables
• L’actualisation de l’échéancier
• Le suivi des coûts réels du projet
• Le suivi des ressources
• Le suivi des risques
• Le suivi du plan d’actions
• Communication au sein d’équipe /retours d’expériences

Emplacement : En présentiel ou à distance

Temps de réunion : 30min à 1h

Fréquence : Idéalement hebdomadaire ou plusieurs fois par semaine selon l’avancement

Quelques remarques/conseils :

• Selon le type de projet (client interne ou externe), il peut être utile d’organiser 2 instances. Une première à la discrétion du client, pour échanger des problématiques internes, actualiser le plan d’action et donc préparer le second Cosui avec le client
• Il faut profiter de cette instance pour resynchroniser les équipes sur les objectifs, si besoin en est, s’assurer du bon niveau d’engagement de chacun à travers la revue du plan d’action. Le contenu du support doit être clair et aller à l’essentiel.
• C’est aussi une réunion qui est souvent à la discrétion de la direction. C’est donc aussi un moment d’échanges au sein de l’équipe, pour s’exprimer sur ce qui fonctionne bien et ce qui mériterait une optimisation. Il est important de prendre ce temps d’écoute et bienveillance, d’une part pour le bien être de l’équipe mais aussi à titre de retours d’expérience.

3) La réunion de travail

C'est celle qui offre le plus de flexibilité et de variété dans sa forme et son contenu.

En effet à la différence des autres instances qui doivent être initiées par le chef de projet, celle-ci peut être à l’origine de n’importe quel membre de l’équipe.

L’objectif est d’avancer sur les livrables du projet.

Sur la forme, il peut s’agir d’un atelier (workshop) avec un certain nombre de parties prenantes, ou plus simplement un One to One.

De même sur le contenu, cette instance peut traiter des sujets fonctionnels exclusivement ou alors s’orienter sur des problématiques très techniques.

Il est par conséquent difficile d’établir un contenu type pour une réunion de travail.

Le principal est que cette dernière soit préparée et efficace.

Quelques exemples de réunion de travail :

• Une préparation de kick off
• Un atelier fonctionnel
• Une préparation de copil
• Une revue qualité
• Une réunion avec un expert technique

Emplacement : En présentiel ou à distance

Temps de réunion : 30min pour les réunions simples jusqu’à 4h pour un atelier

Fréquence : Au besoin

Quelques remarques/conseils :

• Si le chef de projet n’a pas vocation à participer à toutes ces réunions, il est quand même intéressant qu’il soit destinataire du compte rendu, à minima pour prendre connaissance de l’avancement ou des décisions
•  S’assurer, en tant que chef de projet, que les actions structurantes puissent remonter dans le plan d‘action du Cosui
• De même pour les risques

4) Le comité de pilotage (COPIL)

Autre instance de comitologie de projet, le COPIL est un point de connexion entre l’équipe projet et la direction de l’organisation, ainsi que celle du client s’il est externe à l’organisation.

L’objectif est principalement de contrôler l’avancement du projet à travers différents indicateurs, et de solliciter auprès des membres du copil un arbitrage sur d’éventuels changements des hypothèses initiales :

Les thèmes abordés :

• Avancement des livrables
• Revue de l’échéancier VS planning de référence
• Revue des coûts réels VS budget initial
• Revue des risques
• Revue des changements et demande d’arbitrage/décisions

Emplacement : Idéalement en présentiel

Temps de réunion : 1 à 2 h

Fréquence : Mensuelle

Quelques remarques/conseils :

• Dans certaines organisations, la revue des changements (périmètre/coût/délai) peut faire l’objet d’un comité distinct appelé comité des changements
• Le comité de pilotage ne doit pas être un comité de suivi bis. Les parties prenantes ne sont pas les mêmes, et les attentes différentes. Il est important de prendre de la hauteur sur les sujets opérationnels et donner une vue globale et suffisamment précise de la progression du projet
• Le sponsor est généralement un atout pour le projet. Il est souhaitable de partager les difficultés en amont du copil afin de faciliter les échanges et les prises de décision le jour J
• Il est important de ne pas conclure un copil sans avoir obtenu les arbitrages requis. De même le chef de projet devra bien consigner les décisions prises.

5) La réunion de clôture (post-mortem de projet)

La conclusion du projet est aussi importante que son lancement.

En effet cette cérémonie de clôture a pour objectif de réunir les parties prenantes et valider ensemble la fin du projet, ce qui déclenchera la dissolution de l’équipe projet et le passage en exploitation.

A cette occasion les sujets à couvrir sont les suivants :

• Vérifier que l’exploitation/la production accepte les livrables du projet et en assurera la maintenance
• Valider avec le client que l’ensemble du périmètre a été couvert
• Vérifier la consolidation du budget (commandes/paiements)
• Consolider les retours d’expériences de l’équipe pour en faire profiter aux projets futurs
• Vérifier que la documentation projet est complète et centralisée
• S’assurer que les bénéfices réels seront suivis et communiqués
• Féliciter l’équipe pour le travail réalisé !

Emplacement : En présentiel

Temps de réunion : 2 h

Fréquence : Une fois à la fin du projet

Quelques remarques/conseils :

• La clôture du projet ne se positionne pas au dernier livrable produit
• Généralement, une période de garantie de plusieurs semaines permet de vérifier la qualité du produit ou du service. C’est donc à l’issue de cette garantie que doit avoir lieu la clôture
• Un projet peut être clôturé alors que certaines extensions de périmètres sont envisagées. Il sera intéressant de noter dans le rapport de clôture le périmètre additionnel et le fait qu’il sera traité lors d’une demande/projet ultérieur
• Que le projet soit une réussite ou un échec, que les équipes ont aimé travailler ensemble ou que les équipes soient exténuées de ce projet, la réunion de clôture doit avoir lieu. Elle est d’ailleurs plus importante dans le cas de projets difficiles, car il y aura d’autant davantage de pistes d’amélioration pour les prochains projets
• Le projet n’est une réussite que si les bénéfices attendus sont au rendez-vous. Dans la mesure où ils seront observés plusieurs semaines/mois après la fin du projet, il faut donc anticiper en réunion de clôture la manière dont seront mesurés les bénéfices et qui s’en chargera.

Voici un résumé en infographie :

Autres réunions nécessaires à la gouvernance des projets

Ces 5 instances représentent la base d’une gouvernance projet.

Bien évidemment, selon la complexité du projet et la maturité du management projet de l’entreprise, la comitologie peut s’élargir avec entre autres :

1) Réunion de crise

Sollicitée ponctuellement lors d’une situation de crise sur le projet, elle vise à mobiliser rapidement les ressources nécessaires en mode “task force” pour surmonter au plus vite la difficulté.

2) Comité stratégique

Cette réunion s’adresse davantage aux gros projets/programmes.

Positionné à un niveau plus haut que le Copil, le comité stratégique peut arbitrer des choix relatifs à un portefeuille de projets et ainsi décider de prioriser ou stopper un projet au profit d’une autre, ou encore, ajuster les budgets et les ressources entre ces projets.

3) Réunion de transmission à l'exploitation (Handover)

Ne pas confondre avec la réunion de clôture.

Il s’agit ici de transmettre aux équipes RUN production/maintenance, toutes les clés qui permettront d’exploiter sereinement la solution /le produit. (Formation, documentation, contrats de projet, contacts, convention de service etc.)

4) Comité de changement

Certaines organisations ont choisi de mettre en place une gouvernance spécifique pour les changements.

Ainsi, toute modification, qu’elle soit liée au périmètre, à la solution technique, au planning et au budget, devra obligatoirement être soumise à un comité de changement.

5) Revue de sécurité

Ces instances sont consacrées à la sécurité du projet, et ont pour objectif d’analyser le risque de faille de sécurité sur une solution, un produit et de déterminer les actions de préventions nécessaires.

La notion de RGPD est également abordée lors de ces réunions.

Conclusion

Tout projet a besoin d’une gouvernance.

La comitologie projet basée à minima sur ces 5 réunions de projet va permettre au chef de projet de piloter sereinement les activités, et satisfaire les besoins suivants :

• Communiquer avec les parties-prenantes
• Fédérer l’équipe projet
• Contrôler le projet en termes de périmètre, d’échéancier, de coûts, de ressources, de qualité et de risques.
• Développer les actifs organisationnels à travers le REX et la documentation.

J’espère que cet article vous aidera à structurer votre projet.

N’hésitez pas à poser de questions ou partager votre expérience en matière de comitologie.