Clôture de Projet

Par définition, un projet est une initiative limitée dans le temps, il a donc un début et une fin. La clôture de projet est la 5e et la dernière phase qui marque la fin du cycle de vie d'un projet.

Au cours de la phase de clôture, vous clôturerez officiellement votre projet, puis vous rendrez compte de son niveau global de réussite à votre sponsor.

Soigner cette phase ne constitue en aucun cas une perte de temps pour les chefs de projet qui la mettent en place : elle est aussi importante que la phase de cadrage qui en conditionne la réussite. Nous verrons pourquoi.

Pourquoi la clôture de projet est nécessaire ?

La phase de clôture d’un projet marque la fin du cycle de vie d’un projet : 

Son objectif est de valider le projet livré, et d’éventuellement le transitionner à la phase d’exploitation/maintenance.

Cette phase est essentielle, car elle permet de :

• Assurer la complétude du projet et fermer le budget alloué
• S’assurer que les parties prenantes sont satisfaites et informées
• Mettre la touche finale de communication
• Être plus efficace par la suite sur les prochains projet
• Préparer le passage en exploitation/maintenance
• Maximiser les nouvelles perspectives et opportunités pour l’entreprise et l’équipe

De plus, elle offre l'opportunité de capitaliser sur les précieuses informations fournies par le suivi commercial, favorisant ainsi une clôture de projet réussie.

Bien que cette étape soit primordiale, les chefs de projet sont parfois amenés à négliger cette étape pour les raisons suivantes :

• Manque de sensibilisation : Le chef de projet n’a pas été encore complétement formé à la gestion de projet (expertise technique, leadership naturel, etc.) et ne connais pas l’importance de cette étape
• Limitation budgétaire : Il n’y a plus de budget, réduire les coûts en omettant cette étape semble une bonne idée, uniquement sur le court terme 
• Un nouveau projet arrive : il n’y a pas le temps de faire cette étape, les ressources étant déjà allouées ailleurs

Les conséquences d’une absence de clôture d’un projet

Négliger la phase de clôture de projet n'est pas conforme aux règles de la gestion de projet.

En effet, les conséquences de son absence peuvent gravement impacter la satisfaction client. En voici les raisons :

• Votre organisation perd une opportunité de tirer profit de l'apprentissage fait au cours de ce projet 
• Les parties prenantes perdent leur confiance 
• La transition n'est jamais faite du mode projet (Build) à l'exploitation et à la maintenance (Run) 
• Se retrouver avec des ressources à cheval sur plusieurs projets 
• Être confronté à des risques juridiques liés aux contrats des prestataires
• Ne pas s’améliorer et réitérer les mêmes erreurs faisant perdre du temps
• Ne pas s’assurer que le client est satisfait et envisager les éventuelles opportunités que le projet a pu fournir

Il est donc nécessaire de prendre le temps qu'il faut afin de mettre en place toutes les activités de la phase clôture.

Les activités de la phase clôture

Lorsque le projet arrive à sa fin, et que la production est terminée, il peut sembler tentant de se dire "on a terminé, on peut aller sur d’autres projets". 

Or, on a vu que l'absence de la phase de clôture de projet risque d'entacher votre relation avec les parties prenantes, y compris le client.

Je vous recommande, ci-après, les étapes pour tirer le meilleur du projet qui se termine :

• S'assurer que tous les documents et produits livrables sont à jour et que tous les problèmes sont résolus
• Confirmer la livraison et l'acceptation formelle des livrables par le client
• Veiller à ce que tous les coûts soient imputés au projet 
• Clôturer les comptes des projets 
• Libérer les ressources 
• Réaffecter les installations, équipements et autres ressources du projet 
• Élaborer le bilan de projet
• Confirmer l'acceptation formelle du travail des prestataires 
• Mettre à jour et archiver la documentation 
• Auditer le succès ou l'échec du projet 
• Gérer le partage et le transfert des connaissances 
• Identifier les leçons apprises
• Mesurer la satisfaction des parties prenantes
• Organiser une réunion post mortem et fêter la fin de projet
• Mettre en place les leçons apprises et créer une feuille de route
• Planifier la mise en place des décisions prises

Il se peut que cette étape n’ait plus le budget nécessaire en fin de projet, voici quelques astuces pour pouvoir la terminer :

• Le facturer dans l’enveloppe "frais généraux" comme s’il s’agissait d’opérations administratives
• Si vous n’avez pas assez prévu de budget en début de projet, assurez-vous de faire les activités définies comme prioritaires
• Inclure cette étape dans le budget du prochain projet semblable et faites les activités de clôture du projet au début du prochain projet
• Solliciter la direction en émettant les bienfaits d’une bonne clôture de projet

Mais surtout, veillez à ce que dans vos prochains projets, il y ait dès le début du projet le budget, le temps et les ressources pour mener à bien cette étape.

Le bilan de projet

Le bilan de projet est le document que le chef de projet doit réaliser et soumettre à la fin du projet. Il permet de :

• Assurer la transition vers l'exploitation : même en présence d'une relation partenariale difficile, le bilan de projet aide à planifier et à faciliter la transition vers l'exploitation, en assurant que tous les aspects du projet sont correctement transférés et en place.
• Assurer que les objectifs du projet sont atteints : le bilan de projet offre une occasion de vérifier si les objectifs ont été atteints, malgré les défis posés par une relation partenariale difficile. Il sert de point de référence pour évaluer le succès du projet.
• Documenter l'approbation et la réception du projet : il fournit une documentation formelle de l'approbation et de la réception du projet, ce qui est particulièrement important dans le contexte d'une relation partenariale difficile, où il peut y avoir des divergences de vue ou des malentendus.
• Finaliser les contrats des prestataires : dans une relation partenariale, il est essentiel de finaliser correctement les contrats des prestataires. Le bilan de projet permet de vérifier que toutes les obligations contractuelles ont été remplies et que tous les paiements ont été effectués.

Le contenu de ce rapport de clôture varie selon les pratiques des entreprises et la complexité du projet. Certaines entreprises se contenteront de quelques lignes, d’autres se tourneront vers un contenu très structuré et très complet.

Pour être le plus complet, voici ce que ce bilan devrait contenir :

• Tous les documents mis à jour
• Le rapport du chef de projet sur les réussites et échecs du projet
• Revue du business case
• La mise à jour des objectifs, de la stratégie et de la cible
• L’évaluation des produits
• La performance de l’équipe
• Les leçons

Le plus important est que le rapport soit réellement utilisé. Pour cela, il ne doit pas compiler une somme d’informations indigestes, mais recenser l’essentiel pour progresser.

La réunion de clôture

Tout comme le bilan de projet, la réunion de clôture ou réunion post-mortem est l’une des étapes clés de cette fin de projet.

Lors de cette réunion, on y présente les éléments principaux du bilan de projet, pour s’assurer que les informations importantes sont bien assimilées.

C’est aussi un temps de communication ou chacune des parties prenantes restitue son impression du projet, avec les éléments négatifs ou positifs qui l’ont marqués.

Ce que je préconise à ce stade, c’est de bien préparer le bilan de projet en amont de la réunion et de le compléter lors de la réunion avec des éléments discutés en réunion. 

L'idée est de passer sur les éléments principaux du projet sans oublier de donner la parole aux parties prenantes qui ont participé à cet élément du projet. Le bilan de projet en sera enrichi et les personnes présentes à la réunion en seront informées.

Cette réunion de clôture est le point final du projet. Un petit événement moins formel à la fin est bienvenu et participe à la bonne cohésion de l’équipe.

Conclusion

Un projet se termine avec une phase de bilan pour évaluer son succès au regard des objectifs fixés et des livrables attendus.

C’est aussi l’occasion d’engranger de l’expérience pour affûter son approche méthodologique et organisationnelle de la gestion de projet. 

Le rapport de clôture de projet consigne et synthétise cette évaluation et enregistre les nouvelles connaissances acquises.

N'hésitez pas à partager vos avis et questions en commentaires.

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