La Méthode 5S : transformer et optimiser votre espace de travail

La méthode des 5S est une approche systématique qui vise à créer et à maintenir un espace de travail ordonné, propre et efficace.

Traditionnellement utilisée par les industries pour booster la productivité et la sécurité, cette méthode se révèle utile dans de nombreux domaines, favorisant l'efficience et l'excellence des projets.

Dans cet article, nous décortiquerons la méthode des 5S pour transformer et optimiser votre espace de travail, qu'il soit physique ou virtuel, en favorisant la productivité et le bien-être.

Définition de la méthode 5S

La méthode des 5S est une technique de gestion japonaise visant à l'amélioration continue des tâches effectuées dans les entreprises.

Élaborée dans le cadre du système de production de Toyota, elle tire son appellation de la première lettre de chacune de cinq opérations constituant autant de mots d'ordre ou principes simples à mettre en œuvre :

• Seiri (整理, débarrasser) : sélectionner et supprimer l'inutile 
• Seiton (整頓, ranger) : situer les choses
• Seiso (清掃, nettoyer) : (faire) scintiller
• Seiketsu (清潔, ordonner) : standardiser les règles
• Shitsuke (躾, éduquer et discipliner) : suivre et progresser.

Bien que les 5S ont leur équivalent en français comme montré ci-haut, certaines personnes préfèrent l’acronyme ORDRE qui signifie :

• Ordonner (ou ôter l’inutile)
• Ranger
• Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
• Rendre évident
• Être rigoureux

La méthode 5S, au-delà d'être une stratégie d’optimisation de l’espace de travail, se révèle être un levier d'efficacité et de performance. 

Quelle que soit la taille ou le secteur de votre entreprise, ou même pour l'organisation de votre travail personnel, cette approche s'avère bénéfique.

C'est dans cette perspective qu'elle s'inscrit dans une saine gestion, contribuant ainsi à améliorer la qualité de vos journées de travail.

Objectifs de la méthode des 5S

Chaque S sert un objectif distinct :

• Sélectionner : Alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile 
• Situer : Rendre efficace l’organisation de l’espace de travail 
• Scintiller : Augmenter l’état de propreté des lieux 
• Standardiser : Prévenir l’apparition de la saleté et du désordre 
• Suivre : Encourager les efforts allant dans ce sens : autodiscipline.

En résumé, la méthode des 5S permet de créer un environnement de travail efficace et organisé, réduisant ainsi les tâches chronophages et augmentant la productivité.

Les bénéfices de la méthode 

Cette méthode japonaise comporte plusieurs vertus, y compris :

• Amélioration des conditions de travail et du bien-être de tous les employés dans une entreprise ou une organisation, car il est plus plaisant d'œuvrer dans un environnement propre et organisé 
• Optimisation de l'efficacité de l'équipe de projet et des parties prenantes
• Économie de temps et d'énergie en évitant de chercher des objets ou des documents
• Diminution des risques d'accidents et/ou de problèmes sanitaires, en particulier dans certains contextes de projet
• Amélioration de la gestion de production et de l'implémentation des projets
• Amélioration de la qualité de la production finale et de la qualité des résultats des projets.

Quand utiliser la méthode 5S?

Bien entendu, la méthode des 5S s’applique très bien au monde de l’usine puisque la méthode provient de Toyota.

Cependant, vous pouvez aussi l’adapter à votre environnement professionnel, peu importe les types d’espaces.

Qu'il s'agisse d'un local de photocopie, d'une salle à manger commune, d'une salle de conférence, d'un bureau partagé, d'un bureau à aires ouvertes, d'une armoire à papeterie, etc.

Au-delà de l'organisation physique, la méthode des 5S peut également être bénéfique pour la gestion du temps et l'efficacité globale.

Comment appliquer la méthode 5S?

La méthode des 5S est généralement appliquée en suivant ces cinq étapes :

Étape 1 : Seiri (Sélectionner et supprimer)

Lors de cette première étape, il s’agit de supprimer de l’espace de travail tout ce qui n’y a pas sa place.

1.1 Supprimer les objets inutilisés

Supprimez tout ce qui n'est plus utilisé depuis au moins un an.

Il peut être recyclé, réutilisé, valorisé ou jeté si nécessaire.

Conseil : Comme il est parfois difficile de déterminer la dernière fois où un objet a servi, surtout si plusieurs employés fréquentent la zone à organiser, on mettra un autocollant avec la date du jour sur l’objet.

Une fois la méthode 5S implantée, on communiquera l’information aux employés d’enlever de tels autocollants lorsqu’ils utiliseront l’article.

Ainsi, lors d’une vérification subséquente par un responsable, il sera facile de savoir ce qui n’a pas bougé de son emplacement initial.

On pourra alors éliminer ces éléments.

1.2 Relocaliser les objets mal placés

Tout ce qui devrait se trouver ailleurs que dans la zone où vous travaillez en ce moment sera relocalisé.

Conseil : Pour faciliter votre travail lors de cette étape initiale, ayez sous la main une ou plusieurs boites identifiées au nom de l’endroit de la relocalisation.

Ainsi, lorsque le tri sera fait, il sera aisé pour vous d’aller porter les objets au bon service de l’entreprise.

1.3 Réparer ou remplacer les objets défectueux

Tout ce qui est brisé ou trop usé devra soit être réparé, soit remplacé.

Conseil : Afin que l’idée soit rapidement mise  en œuvre, assurez-vous de nommer un responsable pour effectuer les réparations ou les achats. 

Fixez une date limite pour accomplir cette tâche au risque de voir traîner sur les tablettes des objets qui ne peuvent être utilisés.

1.4 Moderniser ou supprimer les objets obsolètes

Tout ce qui est désuet sera remplacé par une version plus moderne ou simplement éliminé. Pensez à recycler ou à faire don de votre plus ancienne version.

Conseil : Ici aussi, nommez un responsable des achats à effectuer au risque de continuer à travailler encore longtemps avec des choses inappropriées.

Déterminez une date limite pour s’acquitter de cette tâche.

1.5 Conserver les objets nécessaires

Tout ce qui doit être conservé le sera.

Conseil : Assurez-vous de bien mettre à l’écart ces objets afin de ne pas les confondre avec l’un des catégories précédentes.

Cette étape prépare le terrain pour l'étape suivante : l'organisation du matériel de travail.

Qu’en est-il du travail informatique ?

Pour cette première étape de la méthode des 5S, il existe deux manières de l’appliquer à un travail informatique :

• Un grand ménage de votre ordinateur et de vos serveurs
• Ou l'application quotidienne des principes 5S

A. Grand ménage de votre ordinateur et de vos serveurs

Pour votre grand ménage, bloquez du temps à votre horaire et pour cette première étape, respectez les principes énoncés plus tôt. 

• Supprimez les fichiers qui ne servent plus et que vous conserviez « au cas »
• Relocalisez des fichiers si nécessaire
• Supprimez les versions anciennes d’un même document. Si vous devez les conserver pour les archives ou l’historique de l’entreprise, par exemple, créez un dossier « Archives » dans lequel ce type de fichiers sera versé
• Si certains fichiers doivent être mis à jour, nommez un responsable et attribuez une date limite
• Catégorisez vos pages web favorites en dossiers et supprimez celles que vous n’utilisez plus.

B. Application quotidienne

Pour votre travail quotidien, lors de l’étape « Seiri » (Sélectionner et supprimer), éliminez tout ce qui ne sert pas à l’exécution de votre tâche courante.

Fermez toutes les fenêtres et dossiers ouverts qui n’ont pas de lien direct avec votre tâche.

Il n’est pas normal d’avoir une trentaine de fenêtres ouvertes sur votre fureteur web, ou de retrouver 20 documents Excel ouverts dans votre barre de tâches.

Vous verrez comment cette simple méthode augmente la concentration et élimine les interruptions.

Étape 2 : Seiton (Ranger)

La deuxième étape de la méthode 5S est l'organisation de votre espace de travail, y compris les outils, les fournitures de bureau et les documents.

2.1 Principe de base: Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place

La règle d'or de cette étape est simple : chaque objet doit avoir une place spécifique et doit être retourné à cette place après chaque utilisation.

Cette pratique permet de minimiser la perte de temps et d'énergie en cherchant des objets perdus.

2.2 Concept d'Utilité-Proximité

La disposition de votre espace de travail doit être organisée en tenant compte de la fréquence d'utilisation des objets.

L'idée est que plus un objet est utilisé fréquemment, plus il devrait être proche de vous. Cela peut être divisé en plusieurs niveaux:

2.2.1 Objets rarement utilisés

Les objets qui sont utilisés moins d'une fois par mois peuvent être rangés à distance, par exemple dans les archives ou dans un entrepôt.

2.2.2 Objets occasionnellement utilisés

Les objets utilisés moins d'une fois par semaine peuvent être rangés à proximité, typiquement dans une armoire au bureau ou dans un espace de rangement au poste de travail.

2.2.3 Objets fréquemment utilisés

Les objets qui sont utilisés moins d'une fois par jour peuvent rester à votre poste de travail.

Ils sont facilement accessibles, mais pas nécessairement à portée de main.

2.2.4 Objets régulièrement utilisés

Les objets qui sont utilisés au moins une fois par heure doivent être à portée de main à votre poste de travail.

La distance maximale devrait être la longueur de votre bras étiré.

2.2.5 Objets constamment utilisés

Les objets qui sont utilisés au moins une fois par heure doivent être soit directement sur vous, si vous êtes mobile (dans une poche de tablier, par exemple), soit à distance d'avant-bras si vous travaillez à un bureau fixe.

En appliquant ces principes, vous pouvez améliorer considérablement l'efficacité de votre espace de travail.

2.3 Règles du Seiton

• Arranger de façon rationnelle le poste de travail (utilité-proximité, objets lourds, faciles à prendre ou sur support…)
• Définir les règles de rangement (En ordre alphabétique, par thématique, par application…)
• Rendre évident le placement des objets
• Les objets d’utilisation fréquente doivent être situés tout près
• Classer les objets par ordre d’utilisation
• Standardiser les postes
• Favoriser le FIFO (First In, First Out), ce qui entre en premier dans l’espace de travail doit sortir en premier aussi, par opposition avec LIFO (Last In, First Out), ce qui entre en dernier doit sortir en premier 

La méthode FIFO permet de ne pas laisser s’accumuler de vieux objets. Elle pourrait aussi être appelé un principe de rotation, comme on le voit dans les supermarchés.

Qu’en est-il du travail informatique ?

La gestion efficace de vos fichiers informatiques est aussi importante que l'organisation de votre espace de travail physique.

Voici comment vous pouvez appliquer le même principe d'utilité-proximité à votre environnement de travail numérique.

A. Créer des raccourcis pour les dossiers fréquemment utilisés

Créez des raccourcis sur votre bureau pour les dossiers auxquels vous accédez quotidiennement.

Cependant, faites attention à ne pas surcharger votre bureau avec un nombre excessif de fichiers.

Conseil : Il est préférable d'épingler un dossier plus général contenant plusieurs fichiers utilisés régulièrement que d'avoir des raccourcis individuels pour chacun de ces fichiers sur votre bureau.

B. Utiliser la barre de dossiers épinglés

La barre de dossiers épinglés peut également être utilisée pour organiser vos dossiers selon le principe d'utilité-proximité.

C. Organiser votre navigateur web

Pour votre navigateur web, épinglez les liens les plus fréquemment utilisés dans la barre supérieure, en partant du plus fréquent à gauche et en allant vers la droite.

Conseil : Comme nous lisons de gauche à droite en français, cette organisation vous permettra de repérer plus facilement vos liens les plus importants.

D. Gérer efficacement les raccourcis

Lors de la création de raccourcis, veillez à les renommer de manière concise et claire pour éviter d'encombrer votre espace de travail numérique et pour faciliter leur identification.

Conseil : Par exemple, pour le raccourci de la page Facebook de votre entreprise, vous pouvez simplement utiliser l'abréviation "Fb". Le logo de Facebook vous aidera à identifier facilement le raccourci.

En organisant de manière efficace votre espace de travail numérique, vous pouvez améliorer significativement votre productivité et réduire les pertes de temps.

Étape 3 : Seiso (Nettoyer)

Une fois que tout a été dégagé (Seiri) et que les emplacements de chaque élément ont été décidés (Seiton), il est crucial de consacrer du temps à nettoyer l'espace de travail.

Travailler dans un environnement propre est non seulement plus agréable, mais aide aussi à éviter les pertes inutiles au sein des entreprises.

J’ai souvent vu certains de mes clients devoir jeter des fournitures qu’ils ne pouvaient plus utiliser, car trop poussiéreuses, abimées ou souillées.

Alors, avant même de tout remettre sur les tablettes et étagères, on nettoie.

Cela facilitera aussi l’adhérence pour coller les étiquettes d’identification (prochaine étape).

On doit aussi garder en tête le nettoyage à venir une fois tout mis en place, de même que la façon de conserver de l’ordre dans tout ça.

Ainsi, on privilégiera des supports qui ne touchent pas le sol pour faciliter le balayage éventuel.

En effet, l’être humain cherchant la facilité de nature, on sait très bien qu’il ne soulèvera pas des choses du plancher.

Il faut alors penser dans cette optique en réalisant l’aménagement final.

Comme vous le savez déjà, le non-respect de la propreté et du rangement peuvent entraîner des conséquences considérables en provoquant des anomalies ou l’immobilisation de machines.

Pensons à une accumulation de poussière importante qui empêche des détecteurs de bien fonctionner ou encore, à un outil non rangé qui tombe et bloque le mouvement d’une machine.

Quelques règles du Seiso :

• Décrasser, inspecter, détecter les anomalies,
• Remettre systématiquement en état,
• Faciliter le nettoyage et l’inspection,
• Supprimer l’anomalie à la source.

C’est vrai que dans une usine, Seiso est indispensable, car un ouvrier pourrait glisser sur une petite pièce laissée sur le sol ou sur une flaque d’huile, occasionnant non seulement la possibilité de blessures, mais aussi celle de briser une machine.

Il va sans dire que l’entretien, l’aménagement adéquat et la propreté dans un bureau favorisent une meilleure concentration et évitent les pertes.

Devoir réimprimer un document parce que le premier s’est perdu sous une pile et s’est froissé ou encore s’est taché de café, engendre des coûts matériels, de temps et par conséquent, monétaires.

Étape 4 : Seiketsu (Standardiser)

Pour éviter que le désordre revienne, il est d’importance primordiale de standardiser.

Voici comment le faire :

4.1 Étiquetage

Étiqueter les emplacements de chacun des objets de même que l’objet comme tel. Ainsi, lorsqu’un objet est ôté de son emplacement, on le sait facilement.

Conseil : Si plusieurs personnes utilisent un même objet, fabriquer des étiquettes au nom de chacune de ces personnes (idéalement avec un code de couleur pour chacun). 

Quand l’employé Untel emprunte un objet commun, il met son étiquette à l’emplacement de cet objet.

Ainsi, les autres collègues qui veulent l’emprunter aussi savent à qui se référer. 

4.2 Codes de commande

Inscrire les codes de commande des objets sur les étiquettes des tablettes.

On responsabilise chacun qui emploie ces objets de fournir ce code au responsable des achats. 

On s’assure ainsi de toujours avoir un produit de remplacement identique. 

Conseil : On pourrait décider de laisser des petits bouts de papier préremplis dans les locaux de fournitures/matériel ou encore, une tablette électronique dédiée uniquement à cet effet.

Ça facilitera la tâche à chacun.

4.3 Réapprovisionnement

Dans le cadre de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, il est important d'indiquer à quelle quantité restante on doit recommander le produit.

En tenant compte des délais de livraison, de la fréquence d'utilisation et de l'espace d'entreposage disponible, il peut parfois être nécessaire de commander de nouveau un article lorsqu'il en reste dix en stock.

Pour d'autres produits, cette commande pourrait être déclenchée lorsqu'il n'en reste que deux.

Si ce chiffre est clairement affiché, chacun saura à quel moment transmettre le code de commande au responsable des achats, assurant ainsi qu'aucun collègue ne manque de rien.

4.4 Rangement vertical

Pour éviter l’accumulation de poussière et pour avoir le plus de choses possibles à la vue, on privilégiera le rangement vertical.

Pensez à en tenir compte lors de l’aménagement des espaces.

4.5 Dessin des objets

Pour les objets qui ne peuvent être étiquetés, dessinez leurs formes pour faciliter le rangement et repérer ce qui est manquant. 

Conseil : Si plusieurs éléments sont semblables mais pas pareils, on pourrait décider d’utiliser des couleurs d’identification différentes.

Par exemple, un établi équipé d'outils en acier inoxydable pourrait être marqué en jaune, avec une étiquette de la même couleur apposée sur l'outil lui-même.

D'un autre côté, un établi comportant des outils en acier pourrait se distinguer par la couleur rouge.

4.6 Cohérence de l'aménagement

L’aménagement de plusieurs postes avec les mêmes fonctions devrait se faire de façon identique afin de faciliter le travail de réapprovisionnement et de minimiser la possibilité d’accidents. 

Par exemple, dans le cas de produits en bouteille situé au-dessus de l’évier, on développera le réflexe que la 2ᵉ à partir de la droite, c’est le liquide à pierre ponce pour décrasser les mains. 

Si on change d’évier, notre cerveau aura encore le même réflexe.

Si la 2ᵉ bouteille à partir de la droite au 2ᵉ évier s’avère être le nettoyant pour désinfecter l’évier, on risque fort de l’utiliser pour se laver les mains, surtout en fin de journée quand l’employé est fatigué.

La cohérence dans ce cas-ci prévient donc des accidents. 

4.7 Gestion des tiroirs

Pour les objets dans des tiroirs, il est très facile de s’y perdre à cause du mouvement engendré à l’ouverture et la fermeture.

On s’assurera de maintenir un espace dédié pour chaque objet. 

Conseil : Utilisez soit des paniers ou encore une mousse dans laquelle vous taillerez la forme des objets.

Il est recommandé de coller un plastique rouge ou jaune au fond du compartiment quand on a plusieurs petites fournitures, comme des trombones à feuilles par exemple. 

Dès que votre œil verra trop de cette couleur de fond, ça indiquera le message qu’il est temps de se réapprovisionner.

Le 4ᵉ S, Seiketsu, nous rappelle que les standards vont faciliter le maintien, vont aider chacun à s’y retrouver et vont faciliter la vie au quotidien.

Bien que l'objectif de cette étape de standardisation soit de rendre le fonctionnement évident, je recommande vivement, lors de l'implantation des 5S, de tenir une réunion d'équipe pour expliquer le nouveau fonctionnement.

Il est aussi recommandé d'intégrer cette petite initiation au processus d'accueil de tout nouvel employé.

Qu’en est-il du travail informatique ?

Le fouillis informatique existe aussi. Voici des exemples de standardisation à appliquer en entreprise :

• Définir une politique de nomenclature claire que tous doivent respecter
• Créer un plan de classification pour les serveurs partagés, sans possibilité de dérogation
• Développez des méthodologies pour la sauvegarde de vos documents, pour l’élimination de fichiers désuets, pour une épuration ponctuelle des courriels, etc.
• Réservez des moments à votre horaire (15 minutes par semaine) pour faire un micro-ménage ponctuel de votre ordinateur afin d’éviter les accumulations.

Étape 5 : Shitsuke (Suivre)

Cette étape est celle du contrôle rigoureux de l’application du système 5S.

Ce système d’organisation est performant lorsqu’il est très rigoureusement contrôlé.

Il ne sera efficace sur le long terme que grâce aux efforts continus.

Il est donc primordial de mettre en place quelques balises.

Voici des suggestions pour vous :

5.1 Horaires Rotatifs

Établir un horaire rotatif hebdomadaire entre les employés pour la partie Scintiller.

Ainsi, il est de la responsabilité d’un employé par semaine de passer le balai, de remplir les tablettes, de réaliser un audit.

Conseils :

Adoptez un horaire rotatif pour répartir la responsabilité de manière équitable, plutôt que de la laisser reposer sur une seule personne.

De cette façon, sachant que leur tour viendra, chacun fera preuve de plus d'attention et s'engagera davantage à maintenir la propreté de l'environnement de travail.

Positionnez les personnes les plus réticentes vers la fin de cet horaire rotatif.

Après avoir vu leurs collègues accomplir ces tâches auparavant et constaté les avantages de cette démarche, elles seront probablement moins résistantes lorsqu'elles devront assumer leur tour.

5.2 Fiches de Soutien

Fournir des fiches de soutien aux employés selon les zones de l’entreprise.

On indiquera sur ces fiches les tâches à réaliser en lien avec chaque zone.

5.3 Audits Internes

Fournir un canevas d’audit à l’interne et fixer des dates pour que ceux-ci soient réalisés.

Si vous envisagez d'implémenter cette méthode à l'échelle de toute l'entreprise, songez à mettre en place une politique interne soutenant la méthode 5S.

N'oubliez pas non plus de rappeler cette méthode par le biais de schémas, que vous pourrez afficher sur des posters installés sur les murs de l'entreprise.

Qu’en est-il du travail informatique ?

Fixez-vous 4 périodes par année pour évaluer vos façons de fonctionner et pour vous ajuster. 

Créez un canevas, que ce que vous désirez analyser, puis faites les ajustements nécessaires.

En conclusion

Un grand merci aux ingénieurs japonais pour leurs précieux conseils.

Pour parvenir à un tel niveau de maîtrise de l'espace de travail, je voudrais simplement ajouter qu'il est possible d'implanter cette méthode progressivement, zone par zone, en débutant avec les départements les plus disposés.

Et surtout, il ne faut pas se culpabiliser si l'on n'atteint pas immédiatement l'objectif du « zéro désordre ».

Il est important de prendre le temps de s'arrêter et d'ajuster le tir si l'on constate des dérapages, que ce soit dans une zone spécifique ou pour un type d'objet en particulier.

Rappelez-vous que la méthode 5S peut être appliquée aussi bien pour optimiser votre espace de travail que pour organiser le travail lui-même.