Un projet est un effort temporaire entrepris pour créer un produit, service ou résultat unique avec une date de début et une date de fin, d’après le PMI®.
La durée du projet varie selon la complexité et la taille du projet, et pendant cette durée, le chef de projet peut être confronté à des départs et des arrivées au sein de son équipe.
Le turnover au sein des équipes d’un projet est un enjeu majeur pour le chef de projet, puisqu’il impacte les différentes phases du projet dont le planning, sans oublier le budget qui peut aussi être impacté.
Il est essentiel de mettre en place un processus de transfert de connaissances et de compétences dès le début du projet, et ce, avant même d'être confronté à un départ ou à une arrivée.
Le transfert de compétences ne se limite pas au départ d'un collaborateur. Il englobe également le partage des connaissances, du savoir-faire et de l'expérience avec d'autres membres au sein de l'environnement de travail.
Cet article vous propose 5 étapes pour gérer au mieux le transfert de connaissances et compétences en tant que chef de projet.
Etape 1 : Comprendre le transfert de connaissances en gestion de projet
Dans un projet, l’équipe est constituée de plusieurs profils tels que des développeurs, des concepteurs ou des testeurs.
Pour le bon déroulement du projet, le chef de projet doit mettre en place une véritable symbiose entre les membres de l’équipe pour créer un environnement de travail agréable et stimulant.
Le départ d’un membre de l’équipe, quel qu’il soit, peut perturber cette mise en place délicate et affecter négativement l’équipe.
Le remplacement d’un membre de l’équipe va certainement nécessiter un temps d’adaptation pour recréer de nouveau, les liens de confiance et les habitudes de travail efficaces.
Souvenez-vous !
Une équipe est performante au bout de quelques phases du modèle de Tuckman.
Selon le rapport Panopto sur la connaissance et la productivité au travail, une entreprise de 1 000 employés pourrait perdre 2,4 millions de dollars par an en raison des inefficacités quotidiennes liées à la perte de connaissance.
Pour une entreprise de 30 000 employés, cette perte pourrait atteindre 72 millions de dollars par an.
C’est pourquoi le transfert de connaissances prend toute son importance dans la gestion de projet et représente un défi majeur pour les chefs de projet.
Le chef de projet doit s’assurer que le départ et l'arrivée d’un nouveau membre de l’équipe se passe d’une manière fluide, pour garder la cohésion de l’équipe ainsi que la productivité attendue malgré les changements.
Ceci va limiter les risques et les changements au niveau du planning du projet et du budget.
Même si un membre de l’équipe ne quitte pas l’entreprise, il peut être absent pendant une période plus ou moins longue (arrêt maladie prolongé, vacances…), ce qui donne encore du sens au transfert de compétence entre membres de la même équipe.
Le chef de projet doit être conscient de l’importance du transfert de connaissances au sein de son équipe et en faire de même pour l’ensemble des membres.
Etape 2 : Identifier les connaissances clés à transférer
La mise en place d’un processus de transfert de connaissances passe par l’identification d’une démarche structurée et proactive.
Le processus doit être efficace et non figé.
Le retour d’expériences ou les KPI qui seront mises en place pour le suivi doivent permettre la mise à jour du processus dès que cela est nécessaire.
Pour commencer, il faudra donc faire une cartographie des compétences critiques.
Si une seule personne de l’équipe maîtrise une technologie de pointe, cela va présenter un capital de savoir-faire à risque de perte en cas de départ.
En fonction de cette cartographie, le chef de projet doit prioriser les domaines à sécuriser en urgence.
Cela passe entre autres par des formations externes ou des sessions de coaching interne par la personne détenant le savoir-faire de la technologie.
Voici un exemple de cartographie des compétences :
Et voici quelques questions qui peuvent aider le chef de projet à identifier le besoin en termes de transfert de connaissances :
1) La connaissance est-elle détenue par une seule personne ?
Cela représente un risque élevé en cas d’absence prolongée.
2) La connaissance est-elle documentée ?
Si le savoir-faire critique est documenté, cela diminue le risque.
Une connaissance non documentée est plus difficile à transférer. Dans ce cas, il faut commencer par s'assurer de la bonne documentation du sujet.
3) Les personnes qui possèdent une connaissance importante risquent-elles de quitter l’organisation sous peu ?
L’anticipation des départs permet de cibler les transferts de connaissances et de les mettre en catégorie “urgent”.
4) La perte d’une connaissance risque-t-elle de mettre en péril l’efficacité ou la pérennité de l’entreprise ?
L’évaluation de l’impact permet encore une fois de hiérarchiser le risque et de cibler les transferts de connaissances selon leur urgence.
Etape 3 : Impliquer l’équipe du projet dans le processus de transfert de connaissances
Parallèlement à ce qui est déjà fait, il est essentiel d’impliquer l’équipe du projet dans le processus.
L’équipe du projet doit être consciente de l’importance du transfert de connaissances et percevoir l’intérêt collectif sur l’équipe de cette démarche.
Ceci passe par un message clair du chef de projet pour responsabiliser les membres de son équipe dans le processus de transfert ainsi qu’encourager le partage.
Chaque membre de l’équipe doit se sentir comme acteur et garant de la continuité des compétences. Ceci passe par la préparation des documents de transfert ou l’animation des ateliers de transfert.
Il est aussi important de définir les rôles et les responsabilités de chacun. En fonction de la cartographie des compétences, certains pourront être "experts", d'autres "apprenants", d'autres encore "facilitateurs" du processus.
Enfin, le transfert des connaissances ne doit pas être considéré comme une tâche optionnelle, mais du temps dédié doit être intégré dans le planning dès le lancement du projet.
L’implication du membre de l’équipe doit aussi être valorisée et considérée comme un livrable de qualité.
Etape 4 : S’organiser pour réussir le transfert des connaissances
Après avoir compris l’importance du transfert des connaissances, ainsi qu'à identifier les besoins et impliquer l’équipe du projet, il est temps de préparer l’organisation du processus pour le réussir.
Commençons par définir comment nous allons faire ce transfert de connaissances.
S’agit-il de formation en interne entre “experts” et “apprenants” ?
Ou bien s'agit-il d'une documentation détaillée et un tutoriel précis que l’apprenant prendra en main tout seul ?
D’une manière générale, dans un projet, il faut toujours éviter la monotonie, et c’est valable aussi pour le transfert des connaissances. C’est pour cela qu’on peut très bien varier les méthodes de transfert.
Des sessions de formation peuvent être organisées, ainsi que des exercices pratiques.
Il est aussi important d’avoir un outil servant de bases de connaissances et de documentation et qui permettra entre autres à capitaliser les bonnes pratiques et les leçons apprises.
Il ne reste plus qu'à bien planifier le transfert tout au long du projet.
Nous vous rappelons encore qu’il faudra allouer du temps et des ressources dédiées au processus de transfert de connaissances.
Pour bien planifier le transfert, le chef de projet peut identifier des périodes où l’équipe possède de la disponibilité.
Par exemple :
Si l’équipe travaille sur un projet du domaine de la comptabilité, il est intéressant de planifier le transfert des connaissances pendant la période de clôture comptable, où le client sera occupé par des tâches de production.
Considérez le transfert de connaissances comme une vraie tâche.
En tant que chef de projet, vous devez mettre à disposition les conditions nécessaires et efficaces pour réussir le processus de transfert (bonnes conditions matérielles par exemple).
Etape 5 : Suivre et mesurer l'efficacité du transfert
Comme dans chaque étape d’un projet, le transfert des connaissances n’est pas un processus figé.
Évaluez l’efficacité du transfert de connaissances en mesurant les résultats pour identifier ce qui a été efficace et ce qui doit être amélioré.
Pour cela, en tant que chef de projet, vous pouvez :
- Observez une session de transfert pour identifier les points positifs et les points à ajuster
- Entretenez-vous avec les membres de l’équipe, que cela soit les “experts” ou “les apprenants”. Ceci va vous permettre de comprendre l’implication des uns et des autres
- Mettez en situation “les apprenants” avec un exercice grandeur nature. Profitez des vacances d’un expert pour demander à l’apprenant de mettre en pratique ce qu’il a appris du transfert des connaissances. Attention, il ne faut pas considérer ceci comme un examen pour l’apprenant, mais plutôt un exercice pour évaluer et améliorer le processus
Plus vous mesurez et évaluez le transfert des connaissances, mieux, vous améliorerez le processus, ce qui fera progresser votre équipe, et forcément le projet.
Checklist de transfert de connaissances projet
Voici une checklist qui vous aidera à identifier les éléments à vérifier pour optimiser le transfert des connaissances dans vos projets :
Télécharger ce modèle de transfert de connaissances projet
Conclusion
Pour votre processus de transfert de connaissances, il est essentiel de comprendre dans un premier temps, et comme première étape, l'importance de cette démarche pour assurer la continuité et la performance de l'équipe, particulièrement lors des départs et arrivées de membres.
En deuxième étape, vous devez identifier les connaissances clés à transférer en cartographiant les compétences critiques et en priorisant les domaines nécessitant une sécurisation urgente, à travers des formations et des sessions de coaching.
En troisième étape, il est également crucial d'impliquer l'équipe en sensibilisant et responsabilisant chaque membre, en définissant clairement les rôles, et en intégrant le transfert de connaissances dans le planning du projet.
En quatrième étape, l'organisation du processus doit inclure diverses méthodes de transfert telles que des formations, de la documentation et des tutoriels, et prévoir des sessions pendant les périodes de disponibilité.
Enfin, il est important de suivre et de mesurer l'efficacité du transfert à travers des observations, des entretiens et des exercices pratiques, afin d'ajuster et d'améliorer continuellement le processus.
Une bonne gestion du transfert de connaissances garantit la pérennité des compétences et la réussite du projet.
