Un nouvel acronyme apparaît, celui de CPO ; non, nous ne parlons pas de Chief Product Officer, mais de Chief Project Officer. Quelqu’un qui fait partie du CODIR des entreprises qui représente et divulgue la gestion de projets.
Très souvent, la gestion de projets reste au niveau d’un PMO, essentiellement au niveau de l’informatique ou de l’ingénierie. Nous allons voir ce qui se cache derrière ce nouveau rôle, comment il s’insère dans les organisations et comment y parvenir.
Qu’est-ce qu’un Chief Project Officer ?
Nous connaissons tous les termes de Directeur de Projet, Directeur de Programme, PMO (Project Management Officer), Responsable de Portefeuille.
Le terme CPO implique d’abord faire partie de la fameuse liste des CXO, c’est-à-dire des membres du CODIR : CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Finance Officer), COO (Chief Operating Officer), CMO (Chief Marketing Officer).
Autant dire que c’est quelqu’un qui exerce des responsabilités importantes au sein de l’entreprise.
Il y a 30 ans, les ressources d’une organisation étaient dédiées à 80% aux opérations et 20% aux projets.
Le ratio se rapproche graduellement de 50%.
Le nombre de projets augmente au sein de l’entreprise, l’organisation devient progressivement « projétisée ».
Les départements informatiques, marketing, l’ingénierie, travaillent désormais en mode « projet».
Il existe de plus en plus de PMO liés aux initiatives stratégiques, au sujet de Fusions et Acquisitions.
D’un autre côté, le succès des projets est toujours un sujet sensible ; comme on le sait, tous les projets ne sont pas livrés avec succès.
Antonio Nieto-Rodriguez le relate très bien dans « The Rising of the Chief Project Officer ».
Les missions principales du CPO
Le CPO a donc essentiellement les missions suivantes :
1) Promouvoir la culture « projet » au sein de l’entreprise
Parfois, dans les organisations, on fait du projet, « comme Mr. Jourdain faisait de la prose », c’est-à-dire sans s’en rendre vraiment compte.
D’ailleurs ne parle-t-on pas dans la vie courante « d’avoir des projets » ?
Le CPO doit donc promouvoir une culture de projets professionnelle, définir clairement les concepts de projets, programmes et portefeuilles et aider à définir les « frontières » entre le projet et les activités opérationnelles.
La culture projet implique également un état d’esprit axé sur la création de valeur, la livraison de bénéfices pour l’entreprise.
Gérer des projets n’est pas seulement s’occuper de livrables, mais également confirmer leur alignement avec la stratégie de l’entreprise et confirmer la valeur apportée.
2) Garantir que les bonnes méthodologies, gouvernances et outils sont disponibles et bien utilisés
Afin de renforcer cette culture « projet », il doit garantir que la bonne méthodologie, la bonne gouvernance est en place et correctement documentées, divulguées et appliquées.
Il est donc également responsable pour la mise en place et la bonne utilisation des outils associés.
Il faut souligner la partie gouvernance : le CPO devra être l’avocat de la gouvernance, confirmer constamment son intérêt et son importance, et garantir qu’elle est correctement suivie.
3) S’assurer que le reporting des projets est fait correctement
L’harmonisation des pratiques, la bonne utilisation d’outils permet de créer une cohérence dans la gestion de projets et facilite la création de reporting cohérents, fiables et synthétiques.
Le CPO est donc le garant de la qualité des informations issues des projets, programmes et portefeuilles.
Rappelons qu’une des fonctions d’un CODIR est de prendre des décisions ; plus les informations disponibles sont précises, à jour et consistantes, meilleure sera la qualité et la rapidité de ces décisions.
La création de base de données associées à la gestion des projets est aujourd’hui plus que jamais vitale, permettant un retour d’expérience constant et l’utilisation de l’Intelligence Artificielle Générative.
4) Être le porte-parole du ou des PMO et de la gestion de portefeuilles de projets
Dans de nombreuses entreprises, les PMO ont des difficultés à se faire entendre à niveau « Exécutif ».
Le manque de succès des projets, le manque de qualité des informations créent parfois le discrédit.
Le CPO devra donc se faire l’avocat des équipes projets, du ou des PMO, renforcer leur crédibilité et leur importance au sein de l’entreprise.
De plus, les demandes étant en général plus importantes que la capacité d’exécution, le CPO devra insuffler une approche « gestion de portefeuilles » au CODIR.
Cela met en avant les concepts d’alignement stratégique, de priorisation et d’optimisation des ressources.
Il devra peu à peu mettre en place une gouvernance de la sélection des projets de manière plus rationnelle et objective.
5) Garantir la bonne utilisation des ressources de l'organisation
En « évangélisant » l'approche Portefeuille et en renforçant la cohérence dans la gestion de projet, le CPO pourra améliorer la transparence et l'objectivité dans l'utilisation des ressources de l'organisation.
L'intégration d'outils de reporting contribuera également à une vision plus claire des ressources financières, humaines et intellectuelles.
Au sein du CODIR, il apportera des données essentielles pour confirmer la bonne exécution de la stratégie de l’entreprise.
6) Et dans certains cas prendre la responsabilité de la gestion des risques de l’entreprise
Enfin, il pourra prendre sous sa responsabilité la gestion des risques de l’entreprise.
Ce rôle, souvent pris par le CEO, peut logiquement être attribué au CPO, dans la mesure où il a sous sa responsabilité la gouvernance et les outils associés à la gestion des risques projets.
Il pourra donc présenter synthétiquement les différents risques, internes et externes, des différents départements de l’entreprise.
Project Management Officer (PMO) vs Chief Project Officer :
C’est un des premiers commentaires qui vient à l’esprit : n’est-ce pas en gros la même chose, quelle est la différence ?
Dans un CPO la dimension Stratégique et Métier est plus importante : le rôle est de mettre la gestion de projets au service de la stratégie de l’entreprise et d’avoir la vision associée.
Le PMO aurait un rôle plus opérationnel, garantir que les projets sont correctement exécutés et que les informations associées sont correctement présentées.
Les caractéristiques du CPO
Le rôle de Chief Project Officer (CPO) requiert un ensemble de compétences techniques et interpersonnelles.
1) Hard Skills
Voici les hard skills essentiels pour un CPO :
Maîtrise des concepts et méthodologies
De la même manière que Obélix était tombé dans la marmite de potion magique lorsqu’il était petit, le CPO a baigné dans la gestion de projet, les méthodologies depuis longtemps.
C’est un « convaincu » du bienfait de suivre une méthodologie, d’avoir des indicateurs projets, de gérer risques et problèmes majeurs.
Il doit maîtriser les principaux concepts et méthodologies, ainsi que les outils associés.
Les différentes approches, waterfall, Agile, Hybride ne doivent pas avoir de secret pour lui.
Il est important de connaître également les différentes variantes, les organismes de gestion de projets, ainsi que les certifications associées.
- Project Management Institute
- Association for Project Management
- SAFe
- Scrum
- Et bien d'autres.
Gestion de portefeuille et alignement stratégique
Un point clé est d’avoir une expertise en termes de gestion de portefeuilles.
En effet, les concepts de clés associés sont l’alignement stratégique des projets avec ceux de l’entreprise, l’optimisation des ressources et la priorisation des initiatives, autant de sujets régulièrement discutés en CODIR.
Découvrez dans ce podcast comment reconnaitre un désalignement stratégique.
Finance et création de valeur
Une maîtrise de la finance, que cela soit au niveau projets qu’au niveau entreprise, est essentielle.
Le but des projets est d’apporter de la valeur à l’entreprise, en optimisant l’utilisation des ressources.
Et à la fin, une grande partie de cela s’évalue financièrement, par le biais de Business Case, calcul du Retour d’Investissement et autres.
Connaissance du secteur d’activité
D’un point de vue métier, il doit avoir une expertise du domaine d’activité de l’entreprise pour mieux comprendre les enjeux et les contraintes internes et externes.
Enfin, il aura idéalement une bonne compréhension des différents départements de l’entreprise afin de bien comprendre les problématiques et défis propres à toute l’entreprise et aux différents membres du CODIR.
2) Soft Skills
Les soft skills clés pour un CPO comprennent :
Pédagogie et capacité à former
Le CPO doit être un « passionné » de la gestion de projet, capable d’évangéliser, de faire preuve de pédagogie, pour constamment et inlassablement montrer les avantages et bénéfices de l’approche « projet » et des méthodologies associées.
Il doit pouvoir coacher, voire enseigner la gestion de projet, de manière formelle et informelle, pour que la culture projet s’améliore quotidiennement.
Communication et adaptation
La communication faisant partie intégrante de la gestion de projet, le CPO devra la maîtriser également et savoir parler à tous les niveaux et à toutes les parties de l’entreprise.
Il saura adapter son discours « projet » à ses interlocuteurs, le concept étant différent suivant que l’on s’adresse à une équipe de Ressources Humaines, de Marketing ou de Logistique.
Diplomatie et sens de négociation
Une partie de ses responsabilités étant le choix des projets, la gestion des risques et des problèmes majeurs, la diplomatie et le sens de la négociation sont clés.
En effet, il faudra savoir expliquer pourquoi tel ou tel projet est choisi, pourquoi un autre est retardé voir arrêté.
Il faudra savoir gérer des risques et des problèmes de manière constructive et pragmatique, sans sombrer dans le pessimisme ou l’état d’alerte permanent.
Enfin, étant membre du CODIR, le Leadership est essentiel pour participer aux discussions et décisions clés de l’entreprise et être capable ensuite de faire passer les messages et décisions aux équipes.
Capacité à accompagner le changement
Le CPO doit également savoir promouvoir les changements, les transformations de l’entreprise, afin d’inculquer à tous les niveaux une culture projet, axé sur l’obtention de valeur et l’optimisation de l’utilisation des ressources.
Exemple d’offre « Chief Project Officer » (traduite de l’anglais) :
Le CPO est responsable de la planification, du développement et de la mise en œuvre du lancement de programmes complexes de santé comportementale ainsi que de la gestion continue des divisions axées sur les projets, notamment les installations, l'assurance qualité et la conformité.
Cela inclut :
- Élaborer et met en œuvre un plan de projet stratégique pour atteindre les objectifs commerciaux.
- Diriger le projet de manière proactive en définissant l'orientation du projet, en créant un plan de projet, un calendrier identifiant les étapes clés et les ressources supplémentaires nécessaires sur le(s) projet(s) sélectionné(s).
- Identifier les lacunes et recommande des améliorations liées aux services et flux de travail nouveaux et/ou existants en fonction d'une vue d'ensemble de l'organisation.
- Solliciter et évaluer les commentaires internes et externes pour améliorer l’amélioration continue de la qualité.
- Avoir la capacité à diriger des animations/présentations de groupe et à influencer diverses parties internes (celles-ci peuvent être interfonctionnelles) et externes (par exemple, les régulateurs, les auditeurs, etc.).
- Identifier les problèmes susceptibles de bloquer le projet et les résout en résolvant le problème ou en créant une solution alternative.
- Suivre les progrès et communique régulièrement l’état des projets à toutes les parties concernées.
- Élaborer des plans de communication pour la mise en œuvre afin de garantir que toutes les parties concernées (en amont/en aval) soient informées des prochaines étapes à suivre.
- Agir en tant que défenseur du changement, peut nécessiter d'influencer les autres pour qu'ils voient la valeur du projet, notamment en gérant les sensibilités interpersonnelles et en articulant la vision stratégique pour assurer l'alignement du projet.
- Diriger et superviser directement le directeur des installations et le directeur de l’assurance qualité et de la conformité
Conclusion
Peut-on considérer le CPO comme un SUPER PMO ?
D’une certaine manière, passer par la case PMO est indispensable pour devenir CPO.
Il faut maîtriser les différentes facettes du PMO, comprendre les méthodologies, avoir géré des chefs de projets, savoir mettre en place les indicateurs de projets, les reportings cohérents et connaître en détail le fonctionnement d’un bureau de projet.
Néanmoins, plusieurs années d’expérience en direction de projets ou de programmes complexes permettent également de comprendre en profondeur les mécanismes de la gestion de projets.
De nombreuses années en tant que chef de projet, directeur de projet ou de programmes fournissent l’expérience et la crédibilité nécessaire à un tel rôle.
Il faut ajouter à cela une excellente maîtrise de la gestion de portefeuille pour pouvoir mettre en place la priorisation des projets, l’optimisation de l’utilisation des ressources de l’entreprise et l’alignement stratégique.
Le sujet gestion des risques est également fondamental, le traitement des risques et opportunités au niveau CODIR étant un sujet stratégique et sensible.
Enfin, il est nécessaire de comprendre en profondeur le métier de l’entreprise, le secteur d’activité pour pouvoir au mieux apporter la valeur venant de l’approche projet. Savoir adapter les cycles de vie des projets, programmes et portefeuilles aux initiatives de l’organisation. Chaque secteur d’activité a sa propre dynamique et on n’aborde pas la gestion de projet de la même façon lorsque l’on est dans l’Aéronautique, la Finance ou les médias.
