La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Registre des risques et problèmes».
Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit de management de projet. Ne manquez pas l’opportunité de l’acquérir et de profiter de tous les avantages qu’il peut apporter à votre gestion de projets.
Sommaire
Objectif du livrable
L’objectif du registre des risques et problèmes, tel qu’expliqué dans l’article, est de recenser, analyser et gérer les risques potentiels qui pourraient affecter le déroulement d’un projet.
Ce registre permet de documenter les risques identifiés, d’évaluer leur probabilité et leur impact, et de mettre en place des mesures appropriées pour les gérer.
Déblocage des macros
Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.
Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.
Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :
Activation des macros
Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :
Langues
Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :
Gestion des risques
Allez à l’onglet « Registre des risques ».
Modification des données
Renseignez les colonnes suivantes en apportant directement les modifications aux données existantes (Le champ « Id » est généré automatiquement) :
- Nature : Choisissez la nature du risque à partir de la liste déroulante
- Description : Mettez une description du risque
- Gravité : Choisissez le niveau d’impact du risque sur le projet à partir de la liste déroulante (catastrophique, grave, majeur ou mineur).
- Pour ce template nous avons expliqué ces niveaux dans la feuille « Echelles » que vous pouvez personnaliser dans la feuille de paramétrage. Vous trouverez les explications en bas.
- Probabilité : Choisissez le niveau de probabilité d’occurrence du risque à partir de la liste déroulante (Très probable, Improbable, Probable ou Peu probable)
- Notez que chaque organisation doit définir la signification de chaque niveau de probabilité et de gravité (Ex: Impact grave = Serveur « Alpha » est hors production pendant 4 heures). Pour ce template nous avons expliqué ces niveaux dans la feuille « Echelles » qu’il est également possible de paramétrer
- Criticité : La criticité est automatiquement calculée : Criticité = Gravité X Probabilité. Ci-après les 3 niveaux dont elle se compose :
- Criticité <=2 (modérée)
- 2<criticité<8 (Critique)
- criticité >=8 (Très critique)
- Dans ce modèle, nous avons choisi les seuils de criticité ci-haut. Ces seuils doivent être déterminés par chaque organisation en se basant sur son « appétence au risque ».
- Selon la criticité, les 3 colonnes (G,H, et I) sont coloriées
- Conséquence si avéré : Choisissez sur quel élément le risque peut-il avoir un impact. Dans ce modèle, nous avons configuré 4 éléments : Délais, budget, qualité ou contenu
- Tendance : Choisissez les tendances d’évolution du risque. Dans ce modèle 3 niveaux sont possibles: Hausse, baisse ou stable
- Responsable : Choisissez le responsable de ce risque. C’est la personne chargée de surveiller le risque et prendre des actions le cas échéant
- Actions préventives : Dressez la liste des actions à entreprendre pour prévenir l’occurrence du risque
- Actions correctives : Dressez la liste des actions à entreprendre en cas d’occurrence du risque
Ajout / Suppression des risques
Pour ajouter un nouveau risque, il y’a deux façons de procéder :
Ajout entre lignes
Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton « Ajouter un risque » :
Ajout en bas de la liste
Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le bouton « Ajouter un risque » :
Suppression
Pour supprimer un risque, il suffit de se positionner sur la ligne à supprimer et cliquer sur le bouton « Supprimer un risque» :
Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :
Ajout / Suppression des paramètres
Afin de pouvoir gérer la nature, la probabilité, la gravité, la criticité, la conséquence et la tendance d’un risque, allez sur l’onglet « Paramétrage » :
Pour ajouter un nouveau paramètre, il y’a deux façons de procéder :
Ajout entre lignes
Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + » :
Ajout en bas de la liste
Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + » :
Suppression
Pour supprimer un paramètre, positionnez-vous sur la ligne à supprimer et cliquer sur signe « x » :
Ajout / Suppression des criticités
Il est tout à fait possible d’ajouter et de supprimer une criticité. Allez à l’onglet « paramétrage » :
Matrice des risques
Allez à l’onglet « Matrice ».
La Matrice est actuellement en format 4X4. Vous avez la possibilité de modifier ses dimensions en ajoutant un critère de gravité ou de probabilité, ainsi que sa pondération.
Attention : en conséquence, n’oubliez pas de mettre à jour le seuil de criticité.
Selon vos modifications, la Matrice peut prendre différentes formes (4X5, 6X6, etc.), comme illustré dans l’exemple ci-dessous :
Gestion des problèmes
Un problème est un évènement avéré, contrairement à un risque. Un risque peut se transformer en problème.
Allez à l’onglet « Registre des problèmes ».
Modification des données
Renseignez les colonnes suivantes en modifiant directement sur les données existantes ( Par rapport au Id, il est généré automatiquement ) :
- Description du problème : Décrivez l’étendue du problème ayant surgi en cours de route
- Sommaire d’impact (gravité) : Décrivez sommairement l’impact du problème
- Autres éléments d’identification :
- Renseignez les données relatives à l’identification du problème : date identifiée, déclaré par, priorité
- Eléments de résolution du problème :
- Renseignez les données relatives à la résolution du problème : responsable, statut de traitement, actions correctives, date de résolution, résolution finale
- Commentaire
Ajout / Suppression des problèmes
Pour ajouter un nouveau problème, il y’a deux façons de procéder :
Ajout entre lignes
Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton « Ajouter un problème » :
Ajout en bas de la liste
Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le bouton « Ajouter un problème » :
Suppression
Pour supprimer un problème, positionnez-vous sur la ligne à supprimer et cliquez sur le bouton « Supprimer un problème » :
Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :
Pour ajouter ou supprimer les paramètres : « statut », « priorité » et « responsable », référez vous à la section Ajout / Suppression des paramètres de la gestion des risques.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur la matrice des risques, consultez le lien de cet article.