Plan de charge

La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Plan de charge ».

Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit de management de projet. Ne manquez pas l’opportunité de l’acquérir et de profiter de tous les avantages qu’il peut apporter à votre gestion de projets.

Objectif du livrable

Le plan de charge aide à piloter efficacement votre projet. Il peut être réalisé par collaborateur, par projet ou par tâche.

Il permet au chef de projet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées.

Déblocage des macros

Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.

Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :

Activation des macros

Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :

Langues

Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :

Modification des données

Allez à l’onglet « Plan de charge » , et remplissez les colonnes suivantes :      

• Activité / Tâche: Renseignez les activités de votre projet ainsi que les tâches qui en découlent en modifiant le texte
• Statut : Choisissez le statut actuelle de la tâche
•  Prédécesseur : Renseignez le ID de la tâche qui la précède (c’est-à-dire la tâche qui doit obligatoirement commencer avant le début de cette tâche)
  • Ces dépendances sont uniquement pour votre référence. Elles ne seront pas affichées sur le calendrier.
  • De cette manière, si vous décalez la date de début d’une tâche, assurez-vous également de modifier la date de début de la tâche qui lui succède
• Attribuée à : Mettez le nom de la ressource responsable
• Commentaire : Mettez les informations importantes à noter
• Début : Renseignez la date de début de la tâche
• Charge en J : Mettez la durée de la tâche
• Progression : Mettez le pourcentage de réalisation de la tâche

Notez qu’il ne faut pas modifier :

• L’identifiant ID : il est généré automatiquement
• Le deadline des tâches : il sera calculé automatiquement pour chaque tâche en fonction de sa date de début et de sa durée, en tenant compte des jours ouvrables.
• La date de début, la charge, le deadline et la progression des activités : ils seront calculés automatiquement pour chaque activité en fonction des données de ses tâches.

Ajout / Suppression des activités et des tâches du projet

Pour ajouter une nouvelle activité, il y’a deux façons de procéder :

Ajout des activités entre lignes

Notez que vous pouvez ajouter une nouvelle activité entre les lignes des activités ou tâches existantes.

De cette manière, vous pouvez vous positionner sur la ligne d’une activité ou d’une tâche au-dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle activité, puis cliquer sur le bouton d’ajout :

Ajout des activités en bas de la liste

Pour ajouter une nouvelle activité, placez-vous sur une ligne vide en bas du tableau, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une activité» et renseignez l’intitulé de l’activité :

Ajout des tâches

Pour ajouter une tâche, placez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur le bouton d’ajout.

Suppression

Pour supprimer une ligne, placez vous sur l’activité à supprimer, puis cliquez sur le bouton « supprimer »:

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Conversion activité / tâche ou tâche / activité 

Si vous souhaitez convertir une tâche en activité et vice versa, placez-vous sur l’activité ou la tâche en question, puis cliquez sur le bouton « convertir à une activité/tâche » :

Calendrier

À côté du tableau, vous trouverez un calendrier sur lequel les activités et les tâches sont organisées en fonction de leur planification, par rapport à la date de début et à la durée :

Pour renseigner la progression de la tâche, ajoutez le pourcentage accompli sur la case Progression.

ous verrez la barre de progression s’afficher sur le calendrier.

Notez que la couleur représentant le pourcentage restant de la tâche est nuancée.

Cette nuance de couleur est configurée sur la feuille de paramétrage :

Notez que vous pouvez changer l’échelle de temps de Jour à Semaine ou à Mois :

En cliquant sur le bouton « Aujourd’hui », l’affichage du calendrier reviendra à la date actuelle :

Mise à jour du statut des activités et des tâches

Allez à l’onglet « paramétrage » et renseignez les libellés des statuts d’avancement.

Ajout de statut

Pour ajouter un nouveau statut, cliquez sur le signe (+) puis renseignez son libellé et attribuez une couleur de fond ainsi qu’une couleur de texte de votre choix.

Notez que les couleurs foncées symbolisent l’avancement réel des tâches/activités, tandis que les couleurs dégradées représentent la durée de la tâche/activité en question.

Pour ajouter un nouveau statut, il y’a deux façons de procéder :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + » :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + » :

Procédez de la même manière pour ajouter (+) ou supprimer (x) un jour sur la liste des jours férié de l’année.

Suppression de statut

Pour supprimer un statut, utilisez le signe (x) :

Affectation des ressources

Allez à l’onglet « ressources ».

Modifiez les données en mettant les informations concernant vos ressources. Vous pouvez ajouter une nouvelle ressource à la liste existante en modifiant la ligne vide en dessous du tableau.

Pour une ressource, notez que :

• Si les jours planifiés ne dépassent pas les jours de disponibilité : La ressource est en sous-charge, ses cases de jours planifiés et de charge apparaîtront en orange
• Si les jours planifiés dépassent les jours de disponibilité : La ressource est en surcharge, ses cases de jours planifiés et de charge passeront au rouge.

Ajout / suppression des filtres

Vous pouvez ajouter / supprimer des filtres aux colonnes de votre fichier :

En savoir plus

Pour en savoir plus sur le plan de charge consultez le lien de cet article.