Gestion de changement

La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Power Point intitulé « Gestion de changement ».

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Objectif du livrable

Ce livrable décrit les étapes pour définir une démarche de conduite de changement dans le cadre d’un nouveau produit ou projet.

Quand utiliser ce livrable ?

La démarche de conduite du changement est déterminée durant la phase de cadrage, afin de planifier les actions à mettre en œuvre depuis cette phase jusqu’à la clôture, en passant par la phase d’exécution.

Comment utiliser ce livrable ?

L’élaboration de la démarche de conduite du changement dans un projet est un processus itératif et incrémental. 

À partir du début de la phase de cadrage, il est essentiel d’identifier les parties prenantes impactées par le produit ou le projet, ainsi que les actions nécessaires pour garantir le succès des changements mis en place.

Vers la fin de la phase de cadrage, il est recommandé d’organiser un atelier de définition de la démarche avec les représentants des rôles métiers et techniques. 

Voici les 4 étapes clés de cet atelier :

Etape 1 : Définir la liste des parties prenantes :

Identifiez toutes les parties prenantes qui seront impactées par le produit ou le projet. 

Cela peut inclure des :

• Utilisateurs finaux
• Départements ou équipes spécifiques au sein de l’organisation
• Clients
• Fournisseurs…

Etape 2 : Identifier l’impact du produit/projet sur chaque partie prenante :

• Pour chaque partie prenante identifiée, évaluez l’impact spécifique du produit ou du projet sur cette partie. Quels sont les changements attendus ? Comment cela affecte-t-il leurs processus, leurs rôles ou leurs responsabilités ? 
• Ensuite, identifiez leurs attentes spécifiques concernant le produit ou le projet. Qu’est-ce qu’ils espèrent réaliser grâce à ces changements ? Quels sont leurs besoins et leurs préoccupations ?
• Enfin, évaluez leur niveau d’influence sur le produit ou le projet. Cela peut être basé sur leur pouvoir de décision, leur autorité, leur expertise ou leur capacité à influencer les autres parties prenantes.

Etape 3 : Prioriser et catégoriser les parties prenantes :

Sur la base de l’impact sur la réussite du produit ou du projet et du niveau d’influence, priorisez les parties prenantes. 

Cela permettra de concentrer les efforts de conduite du changement sur les parties prenantes les plus critiques. 

Vous pouvez également catégoriser les parties prenantes en groupes similaires pour une meilleure gestion.

Etape 4 : Définir les actions de communication, de formation et d’accompagnement :

Pour chaque catégorie de parties prenantes priorisée, identifiez les actions spécifiques à mettre en place en termes de communication, de formation et d’accompagnement. 

Il peut s’agir de séances d’information, de sessions de formation, de supports de communication personnalisés, de mentors ou de coachs, etc.

Structure du document

Le template de gestion de changement comprend 3 sections :

Section 1 : Identification des parties prenantes :

Cette section contient un tableau permettant de lister les catégories en précisant :

• Le niveau d’impact/intérêt sur une échelle de 1 à 4
• Le niveau d’influence/pouvoir sur une échelle de 1 à 4
• Les attentes et les besoins

Section 2 : Catégorisation et priorisation des parties prenantes :

Cette section permet de catégoriser et prioriser les parties prenantes selon leur niveau d’impact/intérêt et leur niveau d’influence/pouvoir. 

Section 3 : Identification des actions de conduite de changement :

Cette section permet de lister les actions de gestion de changement selon 3 types :

• Formation
• Communication
• Accompagnement

Pour chaque action, les éléments suivants sont précisés:

• Le type : formation, communication ou accompagnement
• Description de l’action : Expliquez ce qui sera fait et comment cela contribuera à la conduite du changement
• Partie prenante concernée : Mentionnez les parties prenantes pertinentes pour assurer une communication et un engagement efficaces
• Porteur : Il peut s’agir d’un membre de l’équipe de projet, d’un responsable de la conduite du changement ou d’une autre personne désignée
• Prérequis : Cela peut inclure des ressources spécifiques, des compétences ou des approbations préalables
• Commentaire : Noter des commentaire si besoin